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Conférence à l’IAE de Lille : Le management motivationnel dans tous ses états

Manager depuis plusieurs années ou manager en devenir, la gestion d’équipes représente une part essentielle de votre temps de travail. En bon responsable que vous êtes, vous remplissez les objectifs fixés et votre hiérarchie semble satisfaite. Conscient qu’il s’agit d’un résultat collectif, vous ne manquerez pas de redoubler d’ingéniosité pour motiver vos équipes et limiter le turn-over, la volatilité et par conséquent la fragilité de ce que vous entreprenez.

Et si nous vous aidions à rendre votre environnement et celui de vos collaborateurs plus agréable mais aussi plus pérenne ? Retrouvez-nous le lundi 11 mars pour assister à notre conférence sur le management motivationnel !

C’est avec plaisir que nous accueillerons :
Pascale FABER – Fondatrice de Faber Motivation & Maître de conférences
Philippe ROUSSELLE – Dirigeant de XXL – Stratégie et organisation des entreprises
Xavier FONTENAY – Manager chez Astrazeneca

Lundi 11 mars
IAE Lille, 104 Avenue du Peuple Belge, 59800 Lille

TABLEAUX DE BORD : Y-a-t’il un pilote dans ma PME ?

Les entreprises ont tout à gagner à analyser leur activité. Et pour procéder à cette analyse, elles doivent récupérer l’ensemble des données pertinentes, en vue de les exploiter dans le suivi de performance. Ainsi, ce sont tous les collaborateurs qui se retrouvent impliqués dans ce processus collaboratif. Mais il n’est pas tout de construire une stratégie, il faut la mettre en œuvre et la piloter. C’est en effet la gestion quotidienne de la stratégie globale de l’entreprise qui déterminera le ROI dont les entreprises pourront bénéficier.

Pourquoi piloter la performance de son entreprise ?
  • Pérenniser l’activité : Anticiper les besoins financiers, humains ou temporels.
  • Suivre l’atteinte des objectifs fixés : Grâce au suivi de la performance vous mesurez l’atteinte des objectifs fixés. Vous pouvez ainsi mettre en place des actions correctives telles que la redéfinition du budget, du temps passé ou encore des ressources allouées. Plus tôt vous prendrez connaissance de l’atteinte ou non des objectifs, plus tôt vous serez en mesure de mettre en place et d’adapter vos plans d’actions.
  • Assurer une bonne circulation du flux d’informations : Pour permettre à chacun des collaborateurs de se sentir concernés par la performance de l’entreprise, il est nécessaire de les impliquer dans la mise en œuvre des plans d’actions qui en découlent. Le suivi de l’activité et de la performance permettra d’obtenir une vision et nécessitera que chacun ait un accès aux informations qui le concerne. Cette disposition permettra aux collaborateurs d’avoir une vision claire de leur contribution dans la mise en œuvre à la stratégie globale de l’entreprise ce qui renforcera leur motivation et contribuera à optimiser la performance.
Comment assurer un pilotage efficace ?
  • Définir des indicateurs de performance : Ces indicateurs varient selon les entreprises mais pour la plupart d’entre elles le CA est en première ligne. Il peut être suivi des coûts de production ou du turn over. Il est ensuite primordial, pour obtenir un suivi pertinent de la performance, de comparer ces indicateurs avec des référentiels fiables, internes ou externes. Ainsi, au niveau interne, ils peuvent être confrontés avec le budget ou l’année précédente. Au niveau externe, ils seront plus souvent comparés au principal concurrent si les données sont à disposition ou bien à la moyenne du marché.
  • Créer des tableaux de bord : Ces derniers rendent compte des résultats de l’entreprise, ils dressent le bilan des activités et son analyse. Ils permettent de prendre des mesures correctives.
  • Partagez l’information et et animez vos réunions : Une telle démarche permet à chaque équipe et collaborateur de développer sa propre vision en accord avec la vision globale de l’entreprise. L’interdépendance s’établit peu à peu et génère des interactions plus efficaces.

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Le 5S du lundi matin : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.

La méthodologie des 5 S provient de 5 verbes d’action japonais résumant les tâches essentielles à mener pour améliorer son environnement. Conçu originalement pour l’organisation des ateliers de production, cet outil est aujourd’hui utilisé pour l’optimisation de tout espace professionnel . En premier lieu, les bureaux. Il est applicable à tout type d’entreprise, quel que soit sa taille ou son secteur d’activité. 

Seiri (Débarrasser) : L’idée est de se débarrasser du superflu. Ce qui n’est pas utilisé régulièrement est rangé, voire jeté.
Seiton (Ranger) : Concevoir un espace de travail efficace où chaque chose à une place bien définie facilitant son utilisation.
Seiso (Nettoyer) : La propreté est un élément important du principe. Le nettoyage permet d’éviter des dysfonctionnements pour ce qui concerne les biens de production, sécurise les lieux et rend le cadre de travail sein.
Seiketsu (Maintenir l’ordre) : Une fois que tout est trié, rangé et nettoyé, il convient de maintenir ce nouvel ordre.
Shitsuke (Etre rigoureux) : Cette méthode n’est efficace que si ses préceptes illustrés par les 4S précédents sont respectés. C’est le sens de ce 5ème S.

L’ordre des actions est important . On commence par débarrasser ( Seiri)  pour finir par le maintien de la rigueur concernant les bonnes habitudes nouvellement acquises (Shitsuke). Un espace de travail optimisé où le désordre n’a plus sa place , tout document est facilement et rapidement trouvable (plus de perte), etc. Cet environnement permet de travailler plus rapidement sans se perdre des tâches sans valeur ajoutée , de réduire les accidents de travail pour les ateliers (pas de pièces qui trainent sans raison), de se concentrer sur l’essentiel.

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La COMPLEXITE en 10 points

1. Changez de paradigme

Tout commence et se termine par un changement de paradigme. Il s’agit de remonter dans l’antre de « l’arrière-pensée » de toutes nos pensées, pour opérer un changement radical : celui du passage d’une pensée simplifiante à une pensée complexe. Ce nouveau paradigme repose sur une règle fondamentale : « Distinguer sans disjoindre et associer sans identifier ou réduire », écrit Edgar Morin dans « Introduction à la pensée complexe ». Ce premier principe a une double vertu : nous préparer au changement et en comprendre la nature.

2. Reliez

Le verbe qui résume tout : relier. Étymologiquement, complexité renvoie au terme latin complexus qui signifie « ce qui est tissé ensemble ». Dès lors, pour « penser complexe », il faut s’astreindre à un travail de tisserand en reliant les points de vue, les disciplines, les niveaux d’analyse. Un tel travail de « reliance » implique un double mouvement. Le premier est physique : il faut sortir de ses silos, se déplacer vers l’Autre, aller voir ailleurs. Le second mouvement est psychologique : il s’agit de faire preuve d’empathie, de compassion pour entrer dans le monde de l’Autre, le comprendre et parvenir à multiplier les points de vue.

3. Le principe d’irréductibilité

L’explication d’un phénomène complexe peut vite nous conduire à la quête de quelques facteurs pour simplifier… Mais il ne faut pas céder ! Ne réduire le phénomène à aucune des dimensions identifiées, suspendre le jugement, ne pas prononcer de verdict final, laisser place au mystère… Pour comprendre l’Autre, ce principe invite à ne pas réduire l’autre à quelques actions ou discours. Il renvoie à la définition que le philosophe Hegel donnait de la « pensée abstraite » : « Voilà donc ce qu’est la pensée abstraite : ne voir dans le meurtrier que cette abstraction d’être un meurtrier, et, à l’aide de cette qualité simple, anéantir tout autre caractère humain. »

4. Face à la contradiction, pensez dialogique

Relier sans réduire : que faire de ce principe face aux paradoxes, face à ce qui semble contradictoire et irréconciliable ? Que faire face aux contradictions objectives qui complexifient les organisations ? Si l’on s’en tient au principe de la dialectique hégélienne, la contradiction trouve une solution dans la synthèse. Pour Morin, nul besoin de synthétiser ! Certes, il faut considérer les complémentarités sans chercher à effacer les contradictions. Ainsi, il faut adopter une double logique (d’où dialogique) : penser simultanément les contradictions et les complémentarités. Pierre Socirat, associé-fondateur du cabinet Hector Advisory, propose la règle suivante : « La réflexion dialogique permet à chaque partie de comprendre le paradigme et le vocabulaire de l’Autre. Ainsi, la compréhension des objectifs respectifs, dans une posture de coopération, permet de s’acheminer vers une solution différente, acceptable par tous. Il faut par conséquent commencer par vérifier que chaque partie prenante a pu s’exprimer en toute confiance de manière à identifier les dialogiques (diagnostics conjoints, exercices de projection). Au cours du projet, il faut veiller à ce que les mécanismes de décision s’appuient sur des critères pluriels et ne soient pas dictés par un impératif unique. »

5. Dépassez la controverse agent/structure par l’hologrammatique

Avez-vous déjà entendu parler de la « controverse individu/société » ou « agent/structure » qui peut se résumer par cette interrogation : est-ce l’individu qui fait la société ou la société qui fait l’individu ? Reformulons la question en termes complexes : comment relier l’individu à la société ? Pour y répondre, Edgar Morin propose le principe « hologrammatique ». Dans un hologramme physique, chaque point de l’image comporte la totalité de l’image. Ainsi, le Tout (l’image globale) est dans chaque partie et les parties sont dans le Tout. La société est donc dans chaque individu (par le langage, la culture…) tout comme chaque individu est dans la société (par son existence en son sein). Ainsi, le principe « hologrammatique » implique une vision dialogique : l’individu et la société, bien qu’antagonistes, sont complémentaires car compris l’un dans l’autre.

6. Cherchez la récursivité en toute causalité

On peut alors se demander comment la société se retrouve dans l’individu, et vice et versa ? C’est là qu’un nouveau rapport à la causalité devient nécessaire ; un passage d’une causalité linéaire (qui obligerait à trancher entre l’une des propositions) à une causalité récursive qui pourrait se résumer ainsi : l’individu produit la société qui le produit. Ce principe de récursivité consiste à envisager tout produit comme un producteur ou, en d’autres termes, toute cause comme une conséquence. On trouve une application intéressante du principe de récursivité dans la célèbre « théorie de la structuration » du sociologue britannique Anthony Giddens selon laquelle les actions individuelles produisent (et reproduisent) les structures sociales qui les produisent.

7. N’ayez pas peur du désordre

Nous voilà embarqués dans un mode de pensée qui peut vite laisser place au désordre… et donc accroître la complexité. Toutefois, ne cédons pas à la crainte : selon le deuxième principe de la thermodynamique, tout système tend vers le désordre (on parle d’« entropie »). Ainsi, penser la complexité implique de penser la désordre et non de le fuir. Ce désordre peut se révéler, comme lors d’une crise, la source d’un nouvel ordre. Plus encore, l’ordre et le désordre entretiennent une relation profondément dialogique comme l’a montré le sociologue Jean‑Philippe Neuville après une étude de la production « juste-à-temps » de l’industrie automobile européenne qu’il qualifie de « dialogique de l’ordre et du désordre ». Il a ainsi montré comment l’ordre prévu par le Lean management, modèle mis au point par le constructeur japonais Toyota dans les années 1970, construit des rigidités qui conduisent à des désordres eux-mêmes résorbés grâce aux ressources mise à disposition par l’ordre initial.

8. Devenez stratèges

Les différents principes précédents soulignent bien la nature d’intelligence que nécessite la complexité. Ainsi, dans un monde complexe, il faut penser en stratège. Se préparer à l’inattendu et développer une intelligence stratégique pour saisir les opportunités et faire face aux aléas néfastes. Comme l’explique Morin dans « Introduction à la pensée complexe » : « Le mot stratégie ne désigne pas un programme prédéterminé qu’il suffit d’appliquer ne variatur (sans possibilité de changement) dans le temps. La stratégie permet, à partir d’une décision initiale, d’envisager un certain nombre de scénarios pour l’action, scénarios qui pourront être modifiés selon les informations qui vont arriver en cours d’action et selon les aléas qui vont survenir et perturber l’action ». Ainsi, l’intelligence de la complexité est une intelligence stratégique, toujours en éveil, prudente et vigilante, qui ne cède pas à ses certitudes, comme a pu le souligner dans ses travaux le professeur de stratégie Alain-Charles Martinet.

9. Toute action est aussi un pari

Bien que « la complexité appelle la stratégie », l’action demeure un problème pour la complexité car l’action simplifie, tranche, réduit, exclut des possibilités par rapport à d’autres. Dès lors, on peut envisager le passage à l’action comme un « pari » éclairé par la pensée complexe. Cette notion de « pari » est essentielle pour se remémorer la dimension incertaine que comporte toute action et le parti pris qu’engage toute décision. Dès lors, comme l’a démontré le philosophe Laurent Bibard, il devient difficile de parler de bonne ou mauvaise décision ; seule compte le processus de prise de décision. Les actes valent par leurs intentions.

10. L’autocritique est une hygiène quotidienne

Dernier principe : plutôt que la critique, privilégier l’autocritique. Comme l’écrit Morin dans le sixième tome de « La méthode », consacré à l’éthique : « On ne peut vivre sans être partiellement bouché, bête, aveugle, pétrifié. Mais c’est à la clôture, à l’aveuglement, à la pétrification que l’esprit doit, intellectuellement, éthiquement, résister. L’autocritique devient ainsi une culture psychique quotidienne plus nécessaire que la culture physique, une hygiène essentielle qui entretient une conscience veilleuse permanente ». Si l’on devait résumer, on pourrait donc dire que penser dans un monde complexe nécessite donc un changement radical dans l’articulation des savoirs qui consiste à passer d’une pensée simplifiante à une pensée qui relie. Résolue à l’irréductibilité, elle invite à la suspension du jugement tout en affirmant la nécessité du courage pour parier donc agir.

Bien qu’elle n’apporte pas de réponses ni de recettes pour faire face à l’inattendu, la pensée complexe est une véritable aide à la décision : « La pensée complexe ne résout pas d’elle-même les problèmes, mais elle constitue une aide à la stratégie qui peut les résoudre. Elle nous dit : « Aide-toi, la pensée complexe t’aidera ».

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La stratégie « BIEN-ETRE » de l’entreprise.

Prendre soin de ses collaborateurs : Une stratégie gagnante !

En partenariat avec Sebastien Ridoux, Sophrologue, et Alex Pomares, Hypnoterapeute/PNL (Centre hypnose Amiens),

XXL Stratégie & Organisation propose :
– Des ateliers Prévention et Gestion des Addictions en entreprise (alcool, drogue, cigarette…)
– Des formations ou ateliers gestion du stress, gestion du temps, confiance en soi, amélioration de la concentration, du sommeil, prise de parole en public…

Le bien-être de vos collaborateurs est un levier de performance pour votre entreprise.

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AUDIT de transition numérique : Quel âge a votre entreprise ?

Le numérique modifie notre façon de communiquer, échanger, produire, partager des informations… Toute entreprise doit agir pour tirer parti du potentiel lié au digital dans son organisation. En outre, la digitalisation de certaines activités dans l’entreprise est susceptible d’aider à la conduite du changement et la mise en oeuvre effective de son projet de développement.

Pourquoi se faire accompagner vers la transition numérique ?

La transition numérique se décline à tous les niveaux de l’entreprise. Elle concerne toutes les fonctions, qu’elles soient tournées vers son environnement « interne » (organisation, process qualité…) ou « externe » (relation client, SAV…).

Le réel enjeu de la transition numérique est de conduire l’entreprise et tous ses services à prendre conscience des opportunités qu’elle représente et « construire » un dispositif simple et adapté pour intégrer le digital en profondeur dans les processus tout en repensant l’organisation globale de l’entreprise et la relation client. L’accompagnement à al transition numérique n’est ni plus ni moins qu’un accompagnement à la conduite du changement avec une sensibilité digitale. Il conjugue créativité, innovation et exigence de sécurisation.

XXL vous accompagne pour faire évoluer la culture de votre entreprise et prendre le virage du numérique.

Un audit de transition numérique en 3 étapes :
– Diagnostic et formalisation des opportunités d’utilisation des outils numériques dans l’entreprise.
– Elaboration d’un dispositif digital sur mesure.
– Proposition d’une feuille de route et pilotage de la mise en oeuvre.

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ISHIKAWA : Le diagramme des causes et effets

Connaissez-vous le diagramme de causes et effets appelé aussi diagramme d’Ishikawa ou encore diagramme en arêtes de poisson ? Il s’agit d’un outil conçu par Kaoru Ishikawa (1915 – 1989), ingénieur japonais qui a travaillé pour Nissan.

Le diagramme d’Ishikawa permet d’analyser les grandes catégories de causes pour parvenir à un effet particulier.
Il est particulièrement bien adapté à la gestion des risques qui fait partie de la gestion du projet.

Les catégories de causes commencent toutes par la lettre M, ce qui permet de les mémoriser facilement :

– Machines : il s’agit du matériel nécessaire au projet, des locaux éventuels, les gros outillages, cette catégorie requière un investissement
– Main-d’oeuvre :  le personnel qui participe au projet, interne et externe mais qui travaille pour le projet ou qui est lié à l’objectif du projet
– Méthodes : les procédures existantes, les modes d’emploi utilisés
– Matières : tout ce qui est consommable et utile au projet ou à l’objectif du projet, les matières premières, le papier, l’électricité, l’eau
– Milieu : l’environnement physique et humain pouvant influer sur le projet, les conditions de travail, le parking, les espaces verts …

On y ajoute parfois une sixième catégorie, celle des Mesures pour tout ce qui peut être quantifié donc mesuré pour parvenir à l’effet escompté. Ce diagramme permet de visualiser toutes les causes d’un problème donné et peut servir de base de planification des actions à mener pour résoudre chacune des causes.

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XXL référencé par CONSTRUCTYS / Bâtiment et travaux publics.

Le cabinet XXL Stratégie et organisation vient d’être référencé par Constructys (OPCA de branche du BTP) dans le cadre de l’action « Diagnostic et accompagnement RH » des les entreprises du bâtiment et des travaux publics. Le déploiement de cette action se fera en 2 étapes : Diagnostic et plan d’action RH (Durée maximum : 2 jours) + Accompagnement RH (Durée maximum : 6 jours).

Les défis à relever : Recrutement, fidélisation et motivation des salariés, mise en oeuvre des entretiens professionnels, évolutions techniques, technologiques et environnementales, offre globale, qualité, securité, valorisation, transmission d’entreprise…

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Réussir son plan de communication en 10 points

Nous connaissons tous la nécessité d’établir un plan de communication afin de bien définir les actions à entreprendre pour provoquer ces changements. Un plan de communication permet de bien comprendre une situation afin de choisir les meilleures stratégies et tactiques à mettre en place pour rejoindre un public cible. Toutefois, on sait également qu’entreprendre un tel exercice nécessite un certain investissement initial en temps qui peut sembler lourd quand nos agendas sont déjà bien remplis ! Voici donc, en 10 étapes concrètes, comment préparer un plan de communication réussi.

1. Quel est le mandat ?
En premier lieu, nous devons définir le mandat en se questionnant sur le problème à résoudre et le défi à relever.  Est-ce un mandat pour rehausser la visibilité de votre organisation, une campagne de sensibilisation, un événement promotionnel ou encore de communication interne? Définir le mandat est la base de tout projet, votre plan de communication n’y échappe pas.

2. Analyse de la situation
Une fois le mandat bien défini, il faut le situer dans son contexte global. Cela permet de cerner davantage les causes de la problématique et de poser un diagnostic plus précis. Pour ce faire, dresser un portrait de la situation en utilisant la revue de presse, en effectuant des recherches sur la compétition et votre secteur d’activités, en analysant les données recueillies lors d’un sondage, etc.

3. Définir les objectifs
Une fois que le diagnostic est posé, quels sont vos principaux objectifs? En communication, les objectifs se regroupent souvent sous trois grands axes souhaités soit de faire connaître,  de sensibiliser ou d’informer sur un produit ou un service. Pour d’autres mandats, c’est plutôt sur l’attitude des clients face au produit ou service, c’est-à-dire qu’on veut persuader ou provoquer un changement attitude. Enfin, certains plans de communication viseront à faire passer à l’action, donc de modifier un comportement;   nous voulons  par exemple, faire adhérer à une cause.

4. Le public cible
Qui souhaitez-vous joindre et quel est le profil démographique et sociologique pour chacun de vos publics? Plus vos cibles seront précises et en lien avec vos objectifs, plus vos actions seront percutantes et potentiellement concluantes. Pour chacun des publics cibles, il faudra déterminer l’approche, le style et le contenu des communications.

5. L’axe de communication
L’axe est le thème de votre campagne, de votre événement. Tel un phare, c’est l’axe qui orientera la ligne éditoriale de vos communications. Que vous voulez-vous dire à votre cible et que souhaitez-vous qu’elle retienne? L’axe de communication est l’idée principale qui se déclinera dans tous vos messages.

6. Établir une stratégie de communication
Le rôle d’une stratégie c’est entre autres de planifier les différentes actions. C’est lors de cette étape que la réponse à la question comment allons-nous livrer le message se détermine. Il faut établir les bons outils, choisir de bons influenceurs et des leaders d’opinion qui auront un impact. Au même titre que l’échéancier et le calendrier, ces éléments font partie de la stratégie de communication.

7. Déterminer les moyens
Il est important de bien sélectionner les outils de communications les mieux adaptés pour atteindre vos objectifs. Que ce soit en organisant un événement, des relations de presse, une campagne sur les médias sociaux, par le biais de la publicité; tous les moyens sont envisageables. Le public cible à joindre et le message à lui transmettre orienteront le choix des médias, des techniques et des supports les plus appropriés

8. Élaborer le message
Le message vise à informer, à sensibiliser, à persuader, à convaincre, à promouvoir… et à séduire. Tout en provoquant un changement de comportement ou d’attitude, le message doit demeurer cohérent et transparent. Parce qu’un discours ne se rédige pas comme un dépliant et ne s’adresse pas au même public cible, la rigueur est de mise lors de la conception des messages.

9. Le budget
Il est important d’évaluer quels sont vos besoins en ressources humaines, financières et matérielles pour chacun des moyens de communication qui seront déployés. Il importe de déterminer le budget dès le début du mandat, car il est ainsi plus facile de travailler avec les différents fournisseurs.

10. Évaluer les résultats
C’est à cette étape que vous pouvez réajuster le tir, si nécessaire, afin d’atteindre les cibles visées au départ. Mesurer la perception du message avec des critères qui évalueront la notoriété, la croissance des ventes, etc. On recommande de choisir au moins une technique d’évaluation de résultats afin de connaitre les impressions générales, au premier degré. Ensuite vous serez en mesure de vous ajustez avant un second tour d’évaluations.

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Organiser votre séminaire de cohésion en 10 points

Pour un séminaire réussi, voici une méthodologie à suivre :

1. Définissez l’objectif du séminaire
Tout évènement doit être conçu en fonction de son objectif et de sa cible. Il est donc essentiel de définir clairement ces deux points, qui conditionneront toutes les décisions, tout au long du processus d’organisation. Par exemple, la nature même de l’événement sera radicalement différente selon qu’il s’agit d’un séminaire pour des partenaires, des collaborateurs ou des clients.

2. Choisissez le thème et le format du séminaire
Le thème et le format seront définis en fonction des objectifs et du public. Trouvez un intitulé accrocheur, qui motivera les participants, et autour duquel s’articulera le projet. Parallèlement, il faut estimer s’il est plus adapté d’organiser un week-end, une journée ou un dîner, et ce toujours en fonction de l’objectif défini précédemment.

3. Définir un budget
Le budget devra être défini en fonction des critères précédents (objectif, cible, format) et non uniquement en fonction de contraintes internes. Par exemple, mieux vaut négocier avec l’hôtel des avantages relevant du confort des chambres, plutôt qu’une remise de prix.

4. Choisir une date
Du choix judicieux de la date dépendra la présence d’un maximum d’invités. Évitez les dates qui compromettraient la disponibilité des participants, et donc le succès de l’évènement : les week-ends de ponts, les vacances scolaires, les jours d’événements sportifs nationaux.

5. Choisissez le lieu
Le lieu devra être choisi selon sa capacité d’accueil, sa facilité d’accès, la présence d’un interlocuteur privilégié sur place… La consultation des brochures ne suffit pas : une visite des lieux est indispensable pour éviter toute mauvaise surprise et imaginer plus facilement l’événement à organiser dans ce contexte. Une fois le lieu choisi, une demande de devis devra être effectuée et il est conseillé de poser une option pour garantir la réservation.

6. Élaborez le rétro-planning en amont de l’événement
Un rétro-planning permet de suivre au jour le jour toutes les étapes de l’événement pour s’assurer de son bon déroulement. Ce rétro-planning doit : intégrer toutes les échéances: réservations à effectuer, interlocuteurs à prévenir, acomptes à verser, prévoir une certaine marge de manœuvre pour ne pas compromettre l’événement en cas de retard ou d’imprévu sur une échéance.

7. Réalisez le planning de l’événement pour les participants
La journée doit être organisée avec soin, selon un planning précis qui sera communiqué à tous les invités.
Le planning comprendra les heures des conférences et des activités, des temps de pause au cours de la journée, une certaine marge de manœuvre pour « absorber » les imprévus, comme une conférence débordant légèrement de l’horaire initial.

8. Communiquez en amont sur l’événement
Que les participants soient des collaborateurs de l’entreprise ou des invités extérieurs, un plan de communication doit être mis en place. Son objectif : prévenir les invités suffisamment à l’avance et s’assurer de leur présence. Il faut donc leur faire parvenir des invitations, recueillir leurs réponses pour évaluer le nombre réel de participants… Attention : si certaines activités requièrent une tenue particulière, cela doit être clairement précisé, afin de ne pas mettre les invités mal à l’aise (par exemple une tenue de sport pour des jeux sportifs, de bonnes chaussures de marche pour une course d’orientation, etc.).

9. Répéter, synchroniser…
La veille de l’événement, une visite sur les lieux est indispensable pour s‘assurer que tout est en place, faire éventuellement des répétitions, en particulier si une prestation artistique est prévue, recontacter les différents intervenants qui animeront la journée pour faciliter son déroulement.

10. Communiquer après l’événement
Une fois l’événement terminé, tout n’est pas fini ! Le lendemain, mettez en place un formulaire de satisfaction pour recueillir les retours des participants sur l’événement. Une semaine plus tard, envoyez aux participants un mot de remerciement et un compte rendu de la journée, si possible avec des photos prises au cours du séminaire.

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