Blog et actualités du cabinet

Organiser votre séminaire de cohésion en 10 points

Pour un séminaire réussi, voici une méthodologie à suivre :

1. Définissez l’objectif du séminaire
Tout évènement doit être conçu en fonction de son objectif et de sa cible. Il est donc essentiel de définir clairement ces deux points, qui conditionneront toutes les décisions, tout au long du processus d’organisation. Par exemple, la nature même de l’événement sera radicalement différente selon qu’il s’agit d’un séminaire pour des partenaires, des collaborateurs ou des clients.

2. Choisissez le thème et le format du séminaire
Le thème et le format seront définis en fonction des objectifs et du public. Trouvez un intitulé accrocheur, qui motivera les participants, et autour duquel s’articulera le projet. Parallèlement, il faut estimer s’il est plus adapté d’organiser un week-end, une journée ou un dîner, et ce toujours en fonction de l’objectif défini précédemment.

3. Définir un budget
Le budget devra être défini en fonction des critères précédents (objectif, cible, format) et non uniquement en fonction de contraintes internes. Par exemple, mieux vaut négocier avec l’hôtel des avantages relevant du confort des chambres, plutôt qu’une remise de prix.

4. Choisir une date
Du choix judicieux de la date dépendra la présence d’un maximum d’invités. Évitez les dates qui compromettraient la disponibilité des participants, et donc le succès de l’évènement : les week-ends de ponts, les vacances scolaires, les jours d’événements sportifs nationaux.

5. Choisissez le lieu
Le lieu devra être choisi selon sa capacité d’accueil, sa facilité d’accès, la présence d’un interlocuteur privilégié sur place… La consultation des brochures ne suffit pas : une visite des lieux est indispensable pour éviter toute mauvaise surprise et imaginer plus facilement l’événement à organiser dans ce contexte. Une fois le lieu choisi, une demande de devis devra être effectuée et il est conseillé de poser une option pour garantir la réservation.

6. Élaborez le rétro-planning en amont de l’événement
Un rétro-planning permet de suivre au jour le jour toutes les étapes de l’événement pour s’assurer de son bon déroulement. Ce rétro-planning doit : intégrer toutes les échéances: réservations à effectuer, interlocuteurs à prévenir, acomptes à verser, prévoir une certaine marge de manœuvre pour ne pas compromettre l’événement en cas de retard ou d’imprévu sur une échéance.

7. Réalisez le planning de l’événement pour les participants
La journée doit être organisée avec soin, selon un planning précis qui sera communiqué à tous les invités.
Le planning comprendra les heures des conférences et des activités, des temps de pause au cours de la journée, une certaine marge de manœuvre pour « absorber » les imprévus, comme une conférence débordant légèrement de l’horaire initial.

8. Communiquez en amont sur l’événement
Que les participants soient des collaborateurs de l’entreprise ou des invités extérieurs, un plan de communication doit être mis en place. Son objectif : prévenir les invités suffisamment à l’avance et s’assurer de leur présence. Il faut donc leur faire parvenir des invitations, recueillir leurs réponses pour évaluer le nombre réel de participants… Attention : si certaines activités requièrent une tenue particulière, cela doit être clairement précisé, afin de ne pas mettre les invités mal à l’aise (par exemple une tenue de sport pour des jeux sportifs, de bonnes chaussures de marche pour une course d’orientation, etc.).

9. Répéter, synchroniser…
La veille de l’événement, une visite sur les lieux est indispensable pour s‘assurer que tout est en place, faire éventuellement des répétitions, en particulier si une prestation artistique est prévue, recontacter les différents intervenants qui animeront la journée pour faciliter son déroulement.

10. Communiquer après l’événement
Une fois l’événement terminé, tout n’est pas fini ! Le lendemain, mettez en place un formulaire de satisfaction pour recueillir les retours des participants sur l’événement. Une semaine plus tard, envoyez aux participants un mot de remerciement et un compte rendu de la journée, si possible avec des photos prises au cours du séminaire.

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CONFERENCE : La motivation, force motrice de l’entreprise.

La performance ne se construit pas dans l’obsession de vaincre, mais dans la passion constante de faire et progresser dans son métier. En identifiant les mécanismes qui créent la motivation, vous pouvez alors construire un système de management capable de donner à chacun, une vision qui mobilise, une mission qui motive et définir des règles du jeu qui sécurisent. Le management est un véritable métier avec ses outils, ses méthodes, ses règles et ses principes qui rappellent que le destin de l’entreprise se construit toujours à l’intérieur d’elle-même.

Intervenant : Philippe Rousselle a accompagné depuis 2005 plus de 300 entrepreneurs, managers et leurs équipes.
Donner du sens, piloter le changement, cultiver la volonté de réussir
et manager la performance résument son métier : la stratégie et l’organisation des entreprises

SOIREE IPOT (Industrie Porte Ouverte en Thiérache) – JEUDI 22 MARS à 19h00 – Ecomusée de Fourmies.
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Ouverture de « XXL » à Lille.

XXL poursuit son développement sur les Hauts de France et ouvre un second cabinet à Lille.

John D. prend la direction du cabinet XXL Lillois, après avoir successivement intégré les DRH du Crédit Agricole Nord de France, d’Agapes Restauration et de Leroy Merlin France. Cet expert en ressources humaines et en management renforce les compétences du cabinet dont le métier est de faire grandir les entreprises et de les accompagner dans leur développement.

Créé à Amiens en 2005, XXL, le cabinet de conseil en stratégie et organisation regroupe aujourd’hui 5 consultants. Leurs expertises sont : La stratégie et le pilotage d’entreprise, l’organisation et le management, la gestion des ressources humaines.

Depuis les Hauts-de-France, l’effacement des frontières entre le Nord et la Picardie a permis au cabinet d’étendre son territoire d’intervention. Avoir un second port d’attache dans la capitale des Flandres est une suite logique au développement et répond à la volonté de « Voir loin et rester proches » des clients et prospects Lillois.

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Les leviers de la PERFORMANCE individuelle : Motivation et stress

Hier soir, Sylvie LENOIR intervenait sur la thématique « Les leviers de la performance individuelle : Motivation et stress » dans les locaux de LAROCHE Industrie pour le Pôle industriel d’Albert (PHMA).

Et si la performance individuelle n’était finalement qu’une représentation très personnelle ? Chacun estime sa contribution et ses rétributions, chacun compare ce qu’il fait, à ce que les autres font. La représentation de l’individu trouve alors une expression de type : « Ce n’est pas ceux qui en font le plus, qui en obtiennent le plus… » entraînant un désengagement possible.

En tant que Dirigeant, Manager, qu’est ce que je fais de cela ? D’abord me questionner sur la clarté des buts pour bien communiquer sur ce que l’organisation attend de chacun,  limitant ainsi un écart de représentation. Ensuite réfléchir à ce qui impacte la motivation pour donner envie à l’individu d’agir et pour comprendre ce qui constitue un renforcement positif ou négatif.

L’intervention a également été l’occasion d’évoquer le lien entre la motivation et le stress pour dégager 3 leviers possibles proposant d’augmenter la motivation, tout en limitant le stress : Le sens, l’encouragement et le juste niveau d’autonomie.

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KICK OFF / Comment bien démarrer l’année ?

Largement généralisé dans les entreprises anglo-saxonnes sous le terme kick off (donner le coup d’envoi), le lancement de l’année est un temps fort qui contribue à communiquer les objectifs de l’entreprise et générer l’adhésion des équipes. La réussite du « Kick Off » passe par le partage de la vision stratégique, l’appropriation des objectifs chiffrés, le renforcement des valeurs de l’entreprise et la présentation des équipes-projets.  

Une vision partagée
Partager sa vision, c’est avoir une intention, une orientation claire des actions à mener. La vision permet à chaque collaborateur de se projeter dans un futur. Avec une vision claire, l’espace de création s’ouvre à l’innovation. L’intervention de la Direction est le temps fort de la session. Elle ne tolère aucune improvisation, aussi bien sur le fond que sur la forme. Les objectifs auront été préalablement partagés avec les managers.

Pas de valeur sans valeurs
Les valeurs de l’entreprise sont les liens qui unissent le groupe autour du projet. Elles soutiennent la satisfaction de l’appartenance au groupe et chacun s’y reconnaît. La réunion de « kick off » est une opportunité exceptionnelle de rappeler et renforcer les valeurs de l’entreprise.

Renforcer la coopération des équipes
Le lancement de l’année est un moment idéal pour favoriser la cohésion, partager les expériences, valoriser les réussites, fêter ses héros et renforcer l’esprit d’équipe. Une telle démarche permet à chaque équipe et collaborateur d’enrichir sa propre perception de l’entreprise en accord avec la vision globale. En partageant avec les autres, l’interdépendance s’établit peu à peu et génère des interactions plus efficaces.

Créer un moment mémorable
Chacun doit se souvenir de cet évènement dans lequel le plaisir est pris individuellement et en groupe. C’est l’occasion de surprendre par le fond : Invitez un conférencier ou un animateur autour d’un thème en lien avec le projet d’entreprise.  Et la forme : Organisez un team-building en mixant vos équipes, choisissez un lieu original et inattendu. L’événement sera clôturé par un moment convivial, voir même festif selon la culture de l’entreprise.

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Les 5 dysfonctionnements d’une EQUIPE / La pyramide de Lencioni

Patrick Lencioni dans son livre « les 5 dysfonctionnements d’une équipe » nous propose sa pyramide des 5 comportements que l’on peut assimiler à des niveaux de maturité d’équipe. Ces niveaux se construisent les uns sur les autres, le niveau supérieur ne pouvant être élaboré que si le niveau inférieur est consolidé.

Niveau 1 : La confiance. On ne peut pas construire une équipe sans confiance. Il faut que les membres de l’équipe se fassent confiance entre eux et donc acceptent de laisser transparaitre leur vulnérabilité. Un des frein à cette transparence est la peur d’être vulnérable. La tentation est grande de ne pas communiquer aux autres des informations sur sa vie privée ou sur ses défauts personnels pour ne pas donner prise aux critiques.

Niveau 2 : Les conflits. Une fois atteinte la confiance entre les membres de l’équipe, il faut aborder le niveau supérieur, à savoir ne plus avoir peur d’aborder des points conflictuels concernant la marche de l’entreprise. Une évidence de la non atteinte de ce niveau est justement l’absence et l’évitement des conflits donnant l’impression d’une fausse harmonie au sein de l’équipe, alors que des conflits larvés s’accumulent. A l’inverse ce niveau est réussi si les membres de l’équipe sont capables d’exprimer et défendre leurs points de vues mais aussi d’écouter ceux des autres pour pouvoir argumenter. A la fin de ce “conflit”, quand une décision est prise, les parties prenantes doivent être convaincues par cette décision, ou au minimum être engagées à la mettre en œuvre. Ce qui nous amène au niveau suivant.

Niveau 3 : L’engagement. Si le niveau deux permet d’avoir des “discussions franches” pour s’engager sur une décision, il est aussi primordial qu’une fois la décision prise, elle soit mise en action. Un échec à ce niveau peut prouver que le conflit de l’étape précédente n’a pas été complètement épuisé et les décisions acceptées. L’échec à franchir cette étape s’illustre par l’ambigüité des actions des membres de l’équipe. Leurs actions n’étant pas claires en regard des décisions prises. Il peut être judicieux dans ce cas de revenir à l’étape précédente pour définitivement purger de précédents arguments ou aborder les nouveaux arguments qui n’auraient pas été pris en compte.

Niveau 4 : La responsabilité. Le quatrième niveau accessible uniquement, tout comme les autres niveaux, en cas de réussite du niveau précédent est l’acceptation d’être redevable des actions acceptés. Un échec à ce niveau se voit par la fuite de certains membres de l’équipe face à leurs responsabilités ou bien la complaisance dans des résultats médiocres par rapport à l’objectif fixé. Chacun devant pouvoir compter sur les autres membres de l’équipe, il est important que chacun endosse ses responsabilités pour que l’équipe avance.

Niveau 5 : L’attention aux résultats. Le cinquième niveau, “l’attention aux résultats” suite logique du niveau précédent, peut être biaisé par des problèmes d’égo et de statuts personnels. En effet certains peuvent vouloir faire passer leurs objectifs personnels avant les objectifs d’équipe ou d’entreprise actés précédemment.

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Entretien professionnel ou d’évaluation ?

Pour de nombreuses personnes, il est difficile de faire la différence entre l’entretien professionnel et l’entretien d’évaluation aussi appelé entretien annuel. Les difficultés commencent là ! En effet, l’entretien d’évaluation porte plusieurs noms : entretien d’évaluation, entretien annuel, entretien d’appréciations ou encore entretien d’activités et de développement. Faisons le distinguo entre entretien professionnel et entretien d’évaluation.

Mais à quoi servent-ils ? Premièrement, l’entretien professionnel est obligatoire contrairement à l’entretien d’évaluation qui est considéré plutôt comme un accompagnement managérial et sans obligation. L’entretien professionnel est un entretien qui a lieu tous les deux ans ou à la suite d’une longue absence entre le responsable donc le manager, le dirigeant ou le/la DRH (selon la taille de l’entreprise) et le collaborateur. Cet entretien a pour but de définir les perspectives d’évolution en réalisant un bilan du parcours professionnel du collaborateur. On identifie ses besoins de formation et on l’oriente par rapport aux besoins de l’entreprise. Il favorise la mobilité interne.

Quant à l’entretien d’évaluation, il est beaucoup plus personnalisé. La finalité est complètement différente. En effet, cet entretien a lieu tous les ans entre le responsable et le collaborateur et a pour but de dresser un bilan d’une période écoulée et de définir des objectifs, tout en réalisant une évaluation de la qualité du travail de l’employé. 

Où et quand ? Tous deux doivent se faire dans les locaux de l’entreprise et durant les horaires de travail du salarié. Notons que selon le secteur d’activité il est parfois difficile de respecter ces conditions. Dans ce cas-là, il est possible de l’externaliser.

Comment ? Petite précision concernant la logistique de l’entretien professionnel. Celui-ci étant une obligation légale et stipulé dans le contrat de travail, le comité d’entreprise (CE) doit en être averti. Il faut par conséquent lui détailler l’organisation des entretiens, dates et trame de l’entretien. Il est également important de prévenir les salariés, par mail par exemple, dans un délai raisonnable et leur fournir un support qui présente le déroulé de l’entretien pour le préparer.

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Commercial : La recette du bonheur.

Il y a tellement de bonnes raisons d’être un commercial heureux… Voici notre recette du bonheur :

Etre heureux en donnant du sens et en créant de la valeur
Sentir heureux dans ce métier relève de la capacité à :
créer du lien en toute confiance avec ses clients dans une logique de co-construction, se sentir utile et reconnu au sein de son organisation et de son management, trouver le juste équilibre entre ses valeurs personnelles et ses objectifs professionnels. Lorsqu’ils sont combinés, ces 3 fondements indissociables fixent un cadre dans lequel un commercial évolue de façon autonome, responsable et engagée.

Etre heureux en performant et en obtenant de la reconnaissance

Les facteurs qui contribuent à rendre heureux un commercial sont nombreux : La passion pour mon métier et l’appétence pour ses produit ou services commercialisés, La performance et l’atteinte des objectifs qualitatifs et quantitatifs : l’atteinte des résultats a un effet euphorisant, La reconnaissance de ses pairs, qui est l’un des principaux moteurs. En effet, le commercial a besoin d’être reconnu et apprécié pour son travail, pour ses résultats, pour ce qu’il est… ; La satisfaction et la reconnaissance des clients procurent également un bien-être évident. Avoir le sentiment d’être en phase avec le client et de répondre de façon exhaustive à ses besoins ; Les relations au sein de l’équipe : confiance mutuelle, échanges de bonnes pratiques, partages sur des problématiques client communes qui contribuent à enrichir la fonction et à améliorer la performance.

Etre heureux en réunissant quelques qualités indispensables  :
La curiosité (pour bien appréhender les attentes de son client) ; Le goût de l’aventure : le commercial aime découvrir de nouvelles approches, intégrer de nouvelles technologies ; L’anticipation, pour avoir toujours un coup d’avance ; L’ouverture d’esprit ; L’écoute ; L’humilité ; L’autonomie.

Etre heureux et motivé :
Aimer relever les challenges pour atteindre ses objectifs. Savoir se remettre facilement en question car c’est un métier qui nécessite de faire ses preuves de façon récurrente. Être constamment de bonne humeur pour «motiver » son client et être convaincant.

Et vous, commerciaux et managers commerciaux, qu’est-ce qui vous rend heureux ?

Bienvenue dans le « V.U.C.A. World »

VUCA, ce sont quatre termes : Volatilité, Incertitude, Complexité et Ambiguité. 4 types problématiques qui mettent en lumière la difficulté de la prise de décisions dans un environnement complexe et incertain.

Nous vivons dans un monde VUCA : Nous avons une visibilité jusqu’à soixante jours, maximum quatre-vingt-dix. Est-ce à dire que la stratégie des entreprises ne va pas au-delà des délais de paiement clients-fournisseurs ? Dans ce contexte, les stratégies sont modifiables à court terme, rendant difficiles les planifications opérationnelles. Le « VUCA world » nécessite d’anticiper les conséquences des solutions et actions, d’analyser des variables diverses et divergentes qui cachent les nouvelles opportunités. Place alors à ceux qui sauront proposer une « vision », capable de ressentir des tendances enfouies et explorer des terres inconnues. Et ces nouveaux profils de managers pourraient bien changer la donne car ils remettre en cause les schémas du management des entreprises.

• Confronté à la Volatilité, le nouveau leader propose une direction clairement exprimée et qui devra être comprise de l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

• L’incertitude l’amène à être davantage à l’écoute. Le dirigeant doit être en capacité de se poser, écouter et regarder tout en s’entourant de collaborateurs aux idées innovantes, capables de modifier leurs propositions en fonction des fluctuations tant internes qu’externes à l’entreprise.

• La complexité oblige le groupe à se restructurer afin de trouver des solutions collaboratives selon les compétences, expériences et projections de chacun, sachant que rien n’est acquis et la permanence n’est plus dans la direction à prendre mais davantage dans le travail mutualisé.

• Cette nécessité est renforcée à tous les échelons puisque le dirigeant doit faire preuve d’adaptabilité, tant dans les réorientations qui sont nécessaires mais aussi dans sa capacité à prendre attache auprès de nouveaux groupes et de nouveaux réseaux. Dans ce petit jeu, les réseaux sont un atout pour comprendre des partenaires externes caractérisés par leur ambiguité.

Les business models vont devoir intégrer un plus grand degré d’incertitude et de réactivité. 3 axes principaux devraient être récurrents : la technologie, l’agilité organisationnelle et le modèle collaboratif. C’est donc sur ces nouveaux axes de compétences que les futurs managers de demain vont devoir faire leur apprentissage et leurs armes.

Alors, êtes-vous prêt pour le VUCA World ?

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Appel à candidature : Expérimentation de transfert de compétences.

Transfert de compétences sénior/jeune.

 l’ARACT Hauts de France et le cabinet XXL Stratégie & Organisation lancent un appel à candidature pour les entreprises souhaitant participer à une étude expérimentale de transfert des compétences sénior/Jeune.

Pour chaque entreprise, un diagnostic stratégique, permettant de prendre en compte les enjeux de performance de l’entreprise sera complété par un diagnostic des enjeux RH et de santé au travail.

Ce diagnostic permettra d’identifier la problématique d’âge et de vieillissement et d’aborder les solutions susceptibles de valoriser les compétences des seniors dans un objectif de maintien de l’emploi et de la transmission des savoirs vers les jeunes. Un plan d’action sera établi et validé par l’entreprise, en réponse à ce double enjeu de performance et d’amélioration de la gestion des âges.

Le cabinet XXL assurera un accompagnement à la mise en œuvre pour favoriser l’atteinte des résultats attendus et valoriser un retour d’expérience auprès de l’ARACT Hauts de France.

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