Réussir son plan de communication en 10 points

Nous connaissons tous la nécessité d’établir un plan de communication afin de bien définir les actions à entreprendre pour provoquer ces changements. Un plan de communication permet de bien comprendre une situation afin de choisir les meilleures stratégies et tactiques à mettre en place pour rejoindre un public cible. Toutefois, on sait également qu’entreprendre un tel exercice nécessite un certain investissement initial en temps qui peut sembler lourd quand nos agendas sont déjà bien remplis ! Voici donc, en 10 étapes concrètes, comment préparer un plan de communication réussi.

1. Quel est le mandat ?
En premier lieu, nous devons définir le mandat en se questionnant sur le problème à résoudre et le défi à relever.  Est-ce un mandat pour rehausser la visibilité de votre organisation, une campagne de sensibilisation, un événement promotionnel ou encore de communication interne? Définir le mandat est la base de tout projet, votre plan de communication n’y échappe pas.

2. Analyse de la situation
Une fois le mandat bien défini, il faut le situer dans son contexte global. Cela permet de cerner davantage les causes de la problématique et de poser un diagnostic plus précis. Pour ce faire, dresser un portrait de la situation en utilisant la revue de presse, en effectuant des recherches sur la compétition et votre secteur d’activités, en analysant les données recueillies lors d’un sondage, etc.

3. Définir les objectifs
Une fois que le diagnostic est posé, quels sont vos principaux objectifs? En communication, les objectifs se regroupent souvent sous trois grands axes souhaités soit de faire connaître,  de sensibiliser ou d’informer sur un produit ou un service. Pour d’autres mandats, c’est plutôt sur l’attitude des clients face au produit ou service, c’est-à-dire qu’on veut persuader ou provoquer un changement attitude. Enfin, certains plans de communication viseront à faire passer à l’action, donc de modifier un comportement;   nous voulons  par exemple, faire adhérer à une cause.

4. Le public cible
Qui souhaitez-vous joindre et quel est le profil démographique et sociologique pour chacun de vos publics? Plus vos cibles seront précises et en lien avec vos objectifs, plus vos actions seront percutantes et potentiellement concluantes. Pour chacun des publics cibles, il faudra déterminer l’approche, le style et le contenu des communications.

5. L’axe de communication
L’axe est le thème de votre campagne, de votre événement. Tel un phare, c’est l’axe qui orientera la ligne éditoriale de vos communications. Que vous voulez-vous dire à votre cible et que souhaitez-vous qu’elle retienne? L’axe de communication est l’idée principale qui se déclinera dans tous vos messages.

6. Établir une stratégie de communication
Le rôle d’une stratégie c’est entre autres de planifier les différentes actions. C’est lors de cette étape que la réponse à la question comment allons-nous livrer le message se détermine. Il faut établir les bons outils, choisir de bons influenceurs et des leaders d’opinion qui auront un impact. Au même titre que l’échéancier et le calendrier, ces éléments font partie de la stratégie de communication.

7. Déterminer les moyens
Il est important de bien sélectionner les outils de communications les mieux adaptés pour atteindre vos objectifs. Que ce soit en organisant un événement, des relations de presse, une campagne sur les médias sociaux, par le biais de la publicité; tous les moyens sont envisageables. Le public cible à joindre et le message à lui transmettre orienteront le choix des médias, des techniques et des supports les plus appropriés

8. Élaborer le message
Le message vise à informer, à sensibiliser, à persuader, à convaincre, à promouvoir… et à séduire. Tout en provoquant un changement de comportement ou d’attitude, le message doit demeurer cohérent et transparent. Parce qu’un discours ne se rédige pas comme un dépliant et ne s’adresse pas au même public cible, la rigueur est de mise lors de la conception des messages.

9. Le budget
Il est important d’évaluer quels sont vos besoins en ressources humaines, financières et matérielles pour chacun des moyens de communication qui seront déployés. Il importe de déterminer le budget dès le début du mandat, car il est ainsi plus facile de travailler avec les différents fournisseurs.

10. Évaluer les résultats
C’est à cette étape que vous pouvez réajuster le tir, si nécessaire, afin d’atteindre les cibles visées au départ. Mesurer la perception du message avec des critères qui évalueront la notoriété, la croissance des ventes, etc. On recommande de choisir au moins une technique d’évaluation de résultats afin de connaitre les impressions générales, au premier degré. Ensuite vous serez en mesure de vous ajustez avant un second tour d’évaluations.

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CONFERENCE : La motivation, force motrice de l’entreprise.

La performance ne se construit pas dans l’obsession de vaincre, mais dans la passion constante de faire et progresser dans son métier. En identifiant les mécanismes qui créent la motivation, vous pouvez alors construire un système de management capable de donner à chacun, une vision qui mobilise, une mission qui motive et définir des règles du jeu qui sécurisent. Le management est un véritable métier avec ses outils, ses méthodes, ses règles et ses principes qui rappellent que le destin de l’entreprise se construit toujours à l’intérieur d’elle-même.

Intervenant : Philippe Rousselle a accompagné depuis 2005 plus de 300 entrepreneurs, managers et leurs équipes.
Donner du sens, piloter le changement, cultiver la volonté de réussir
et manager la performance résument son métier : la stratégie et l’organisation des entreprises

SOIREE IPOT (Industrie Porte Ouverte en Thiérache) – JEUDI 22 MARS à 19h00 – Ecomusée de Fourmies.
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Ouverture de « XXL » à Lille.

XXL poursuit son développement sur les Hauts de France et ouvre un second cabinet à Lille.

John DELCLITE prend la direction du cabinet XXL Lillois, après avoir successivement intégré les DRH du Crédit Agricole Nord de France, d’Agapes Restauration et de Leroy Merlin France. Cet expert en ressources humaines et en management renforce les compétences du cabinet dont le métier est de faire grandir les entreprises et de les accompagner dans leur développement.

Créé à Amiens il y a 13 ans, XXL, le cabinet de conseil en stratégie et organisation regroupe aujourd’hui 5 consultants. Leurs expertises sont : La stratégie et le pilotage d’entreprise, l’organisation et le management, le marketing stratégique et son déploiement commercial, La gestion des ressources humaines.

Depuis les Hauts-de-France, l’effacement des frontières entre le Nord et la Picardie a permis au cabinet d’étendre son territoire d’intervention. Avoir un second port d’attache dans la capitale des Flandres est une suite logique au développement et répond à la volonté de « Voir loin et rester proches » des clients et prospects Lillois.

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Les leviers de la PERFORMANCE individuelle : Motivation et stress

Hier soir, Sylvie LENOIR intervenait sur la thématique « Les leviers de la performance individuelle : Motivation et stress » dans les locaux de LAROCHE Industrie pour le Pôle industriel d’Albert (PHMA).

Et si la performance individuelle n’était finalement qu’une représentation très personnelle ? Chacun estime sa contribution et ses rétributions, chacun compare ce qu’il fait, à ce que les autres font. La représentation de l’individu trouve alors une expression de type : « Ce n’est pas ceux qui en font le plus, qui en obtiennent le plus… » entraînant un désengagement possible.

En tant que Dirigeant, Manager, qu’est ce que je fais de cela ? D’abord me questionner sur la clarté des buts pour bien communiquer sur ce que l’organisation attend de chacun,  limitant ainsi un écart de représentation. Ensuite réfléchir à ce qui impacte la motivation pour donner envie à l’individu d’agir et pour comprendre ce qui constitue un renforcement positif ou négatif.

L’intervention a également été l’occasion d’évoquer le lien entre la motivation et le stress pour dégager 3 leviers possibles proposant d’augmenter la motivation, tout en limitant le stress : Le sens, l’encouragement et le juste niveau d’autonomie.

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KICK OFF / Comment bien démarrer l’année ?

Largement généralisé dans les entreprises anglo-saxonnes sous le terme kick off (donner le coup d’envoi), le lancement de l’année est un temps fort qui contribue à communiquer les objectifs de l’entreprise et générer l’adhésion des équipes. La réussite du « Kick Off » passe par le partage de la vision stratégique, l’appropriation des objectifs chiffrés, le renforcement des valeurs de l’entreprise et la présentation des équipes-projets.  

Une vision partagée
Partager sa vision, c’est avoir une intention, une orientation claire des actions à mener. La vision permet à chaque collaborateur de se projeter dans un futur. Avec une vision claire, l’espace de création s’ouvre à l’innovation. L’intervention de la Direction est le temps fort de la session. Elle ne tolère aucune improvisation, aussi bien sur le fond que sur la forme. Les objectifs auront été préalablement partagés avec les managers.

Pas de valeur sans valeurs
Les valeurs de l’entreprise sont les liens qui unissent le groupe autour du projet. Elles soutiennent la satisfaction de l’appartenance au groupe et chacun s’y reconnaît. La réunion de « kick off » est une opportunité exceptionnelle de rappeler et renforcer les valeurs de l’entreprise.

Renforcer la coopération des équipes
Le lancement de l’année est un moment idéal pour favoriser la cohésion, partager les expériences, valoriser les réussites, fêter ses héros et renforcer l’esprit d’équipe. Une telle démarche permet à chaque équipe et collaborateur d’enrichir sa propre perception de l’entreprise en accord avec la vision globale. En partageant avec les autres, l’interdépendance s’établit peu à peu et génère des interactions plus efficaces.

Créer un moment mémorable
Chacun doit se souvenir de cet évènement dans lequel le plaisir est pris individuellement et en groupe. C’est l’occasion de surprendre par le fond : Invitez un conférencier ou un animateur autour d’un thème en lien avec le projet d’entreprise.  Et la forme : Organisez un team-building en mixant vos équipes, choisissez un lieu original et inattendu. L’événement sera clôturé par un moment convivial, voir même festif selon la culture de l’entreprise.

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Les 5 dysfonctionnements d’une EQUIPE / La pyramide de Lencioni

Patrick Lencioni dans son livre « les 5 dysfonctionnements d’une équipe » nous propose sa pyramide des 5 comportements que l’on peut assimiler à des niveaux de maturité d’équipe. Ces niveaux se construisent les uns sur les autres, le niveau supérieur ne pouvant être élaboré que si le niveau inférieur est consolidé.

Niveau 1 : La confiance. On ne peut pas construire une équipe sans confiance. Il faut que les membres de l’équipe se fassent confiance entre eux et donc acceptent de laisser transparaitre leur vulnérabilité. Un des frein à cette transparence est la peur d’être vulnérable. La tentation est grande de ne pas communiquer aux autres des informations sur sa vie privée ou sur ses défauts personnels pour ne pas donner prise aux critiques.

Niveau 2 : Les conflits. Une fois atteinte la confiance entre les membres de l’équipe, il faut aborder le niveau supérieur, à savoir ne plus avoir peur d’aborder des points conflictuels concernant la marche de l’entreprise. Une évidence de la non atteinte de ce niveau est justement l’absence et l’évitement des conflits donnant l’impression d’une fausse harmonie au sein de l’équipe, alors que des conflits larvés s’accumulent. A l’inverse ce niveau est réussi si les membres de l’équipe sont capables d’exprimer et défendre leurs points de vues mais aussi d’écouter ceux des autres pour pouvoir argumenter. A la fin de ce “conflit”, quand une décision est prise, les parties prenantes doivent être convaincues par cette décision, ou au minimum être engagées à la mettre en œuvre. Ce qui nous amène au niveau suivant.

Niveau 3 : L’engagement. Si le niveau deux permet d’avoir des “discussions franches” pour s’engager sur une décision, il est aussi primordial qu’une fois la décision prise, elle soit mise en action. Un échec à ce niveau peut prouver que le conflit de l’étape précédente n’a pas été complètement épuisé et les décisions acceptées. L’échec à franchir cette étape s’illustre par l’ambigüité des actions des membres de l’équipe. Leurs actions n’étant pas claires en regard des décisions prises. Il peut être judicieux dans ce cas de revenir à l’étape précédente pour définitivement purger de précédents arguments ou aborder les nouveaux arguments qui n’auraient pas été pris en compte.

Niveau 4 : La responsabilité. Le quatrième niveau accessible uniquement, tout comme les autres niveaux, en cas de réussite du niveau précédent est l’acceptation d’être redevable des actions acceptés. Un échec à ce niveau se voit par la fuite de certains membres de l’équipe face à leurs responsabilités ou bien la complaisance dans des résultats médiocres par rapport à l’objectif fixé. Chacun devant pouvoir compter sur les autres membres de l’équipe, il est important que chacun endosse ses responsabilités pour que l’équipe avance.

Niveau 5 : L’attention aux résultats. Le cinquième niveau, “l’attention aux résultats” suite logique du niveau précédent, peut être biaisé par des problèmes d’égo et de statuts personnels. En effet certains peuvent vouloir faire passer leurs objectifs personnels avant les objectifs d’équipe ou d’entreprise actés précédemment.

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Entretien professionnel ou d’évaluation ?

Pour de nombreuses personnes, il est difficile de faire la différence entre l’entretien professionnel et l’entretien d’évaluation aussi appelé entretien annuel. Les difficultés commencent là ! En effet, l’entretien d’évaluation porte plusieurs noms : entretien d’évaluation, entretien annuel, entretien d’appréciations ou encore entretien d’activités et de développement. Faisons le distinguo entre entretien professionnel et entretien d’évaluation.

Mais à quoi servent-ils ? Premièrement, l’entretien professionnel est obligatoire contrairement à l’entretien d’évaluation qui est considéré plutôt comme un accompagnement managérial et sans obligation. L’entretien professionnel est un entretien qui a lieu tous les deux ans ou à la suite d’une longue absence entre le responsable donc le manager, le dirigeant ou le/la DRH (selon la taille de l’entreprise) et le collaborateur. Cet entretien a pour but de définir les perspectives d’évolution en réalisant un bilan du parcours professionnel du collaborateur. On identifie ses besoins de formation et on l’oriente par rapport aux besoins de l’entreprise. Il favorise la mobilité interne.

Quant à l’entretien d’évaluation, il est beaucoup plus personnalisé. La finalité est complètement différente. En effet, cet entretien a lieu tous les ans entre le responsable et le collaborateur et a pour but de dresser un bilan d’une période écoulée et de définir des objectifs, tout en réalisant une évaluation de la qualité du travail de l’employé. 

Où et quand ? Tous deux doivent se faire dans les locaux de l’entreprise et durant les horaires de travail du salarié. Notons que selon le secteur d’activité il est parfois difficile de respecter ces conditions. Dans ce cas-là, il est possible de l’externaliser.

Comment ? Petite précision concernant la logistique de l’entretien professionnel. Celui-ci étant une obligation légale et stipulé dans le contrat de travail, le comité d’entreprise (CE) doit en être averti. Il faut par conséquent lui détailler l’organisation des entretiens, dates et trame de l’entretien. Il est également important de prévenir les salariés, par mail par exemple, dans un délai raisonnable et leur fournir un support qui présente le déroulé de l’entretien pour le préparer.

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L’entreprise libérée en 7 points.

Quel que soit le domaine ou le secteur d’activité dans lequel elle évolue, on peut identifier l’entreprise libérée en 7 points :

1 – Une vision portée par un leader charismatique exemplaire et humble.
2 – Des valeurs partagées.
3 – Une pyramide managériale inversée.
4 – Des acteurs autonomes.
5 – Un niveau de décision à chaque sous-système.
6 – Des boucles de contrôle courtes.
7 – Le bien-être au travail comme levier de productivité.

L’expérience des entreprises libérées montre qu’en déléguant la décision à l’acteur, on peut passer de 7 à 2 niveaux hiérarchiques, générant ainsi de l’agilité, du bien-être au travail et des économies substantielles. Dans le modèle libéré, les acteurs individuellement ou collectivement sont légitimes pour décider. Mais cela ne veut pas dire qu’il n’est pas nécessaire de nommer un responsable. La fonction du responsable tient alors un rôle de soutien des individus et des équipes lors des prises de décisions.

Ces quelques principes peuvent sembler être des évidences mais le problème est que bien des dirigeants ont du mal à lâcher le contrôle.

Le phénomène de mode de l’entreprise libérée nous confronte aux limites de l’organisation verticale. Cela marque un tournant dans le rapport entre l’acteur et son activité : le système taylorien a éliminé le facteur humain en séparant l’acteur et l’activité. N’importe quel ouvrier, après quelques heures de formation, peut occuper un poste s’il est bien quadrillé. Les ouvriers deviennent alors interchangeables. L’existence d’un processus bien défini permet de rendre rapidement opérationnel un acteur peu compétent et peu engagé. Mais si l’opérateur est vite formé, il est peu adaptable…

On ne peut plus envisager un tel rapport à l’activité si on se trouve comme aujourd’hui dans la nécessité d’avoir des acteurs capables de gérer l’imprévisible (Bienvenue dans le V.U.C.A. World) et la complexité (La complexité en 10 points). C’est pourquoi, progressivement, nous assistons au retour de l’acteur. Le facteur humain a été une variable à éliminer, mais aujourd’hui son retour est inéluctable si l’on veut pouvoir développer des entreprises.

En conclusion : Aucune organisation n’a un modèle à 100% taylorien ou à 100% libéré. L’intérêt de la démarche est de confronter le mode de fonctionnement d’une entreprise, à celui des structures libérées. Et surtout d’évaluer la cohérence entre l’organisation et son projet.

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Le Courrier Picard : Jeu de Lego au boulot

Séminaire Team Building LEGO en entreprise

Des séminaires à base de pièces de Lego pour construire le futur de l’entreprise sont organisés par un consultant amiénois.

Des petites briques de toutes les couleurs, des bonhommes, des animaux… vous n’êtes pas dans la chambre de Mattéo, 6 ans, mais à un séminaire de Lego Serious Play. Philippe Rousselle est directeur consultant associé chez XXL, un cabinet de conseil aux entreprises qui veulent se développer. Depuis trois ans, le cabinet amiénois propose aux entreprises des réunions, séminaires ou séances de team building avec… des pièces de Lego ! Les briques bien connues permettent de construire ses idées et ses raisonnements. «  Ça n’est pas le dirigeant qui a seul une vision. Elle est complétée par celle des collaborateurs et employés. C’est cette vision qu’il faut partager. »

Leurs clients : «  Des PME de trois personnes aux gros groupes. Bouygues, GRDF, Canal +, Bic, Métarom, Cimentub… C’est pas une part de mon activité qui commence à être connue. Depuis la rentrée, je fais deux séminaires chaque mois et j’ai maintenant une demande par semaine via le Web ».

Philippe Rousselle a été certifié par la société Lego en 2014 au terme de quatre jours de formation à Paris. « Au début des années 90, les enfants ont abandonné les Lego pour les jeux vidéos. Lego a connu des pertes pendant 11 ans. Ils ont alors demandé au service R&D de leur concocter un séminaire créatif à partir de Lego. Ça a très bien marché, ils ont ensuite exporté la technique », explique le consultant.

«  On peut travailler sur de nouveaux produits, sur ce que les clients pensent de l’entreprise… La séance doit avoir un objectif défini. » Le principe : tout d’abord, construire son idée, sur un temps court. « Il faut penser avec les mains, sans réfléchir, ainsi il n’y a pas d’autocensure. » On présente ensuite son modèle aux autres. «  Dans un groupe, il y a toujours des gens qui pensent fort et vite et d’autres qui sont un peu plus réservés. Là, il n’y a pas cette inégalité. Les constructions sont abstraites, donc on est obligé d’écouter les explications de la personne pour la comprendre. » Enfin, le groupe échange sur l’idée. « L’objectif : faire parler les gens. »

S’écouter et construire ensemble

Un exemple concret : «  La question c’était «comment voyez-vous votre manager ?» L’employé avait fait un personnage avec un chapeau de magicien, car le manager trouve des solutions, une bouteille d’oxygène car il redonne de la motivation, et un serpent représentant la confiance, comme Kaa dans le Livre de la jungle. »

Pour les séminaires, Philippe Rousselle a recours à différents kits selon la problématique. «  Avec tel type de kit, je vais travailler sur les liens entre les services, avec un autre, je vais mettre l’accent sur l’innovation, la qualité ou la relation client ».

Camille Van Belle / Le Courrier Picard.
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Notre séminaire LEGO sur France 3

Pour aider à dialoguer et à résoudre les problèmes, il existe un méthode basée sur les célèbres LEGO, les briquettes colorées que l'on connait tous. Elles réveillent le petit constructeur qui sommeille en nous, des briques de toutes les tailles et de toutes les couleurs : Les LEGOS, un jeu d'enfant utilisé en entreprises car on s'en sert aujourd'hui comme méthode de management. Philippe ROUSSELLE, consultant à Amiens pour le cabinet XXL Stratégie & organisation, organise des séminaires LEGO en entreprise. Autour de la table, 4 chefs d'entreprise qui vont devoir représenter leur métier à partir de briques LEGO. Les possibilités sont infinies, aussi nombreuses que les pièces. La valeur ajoutée de la méthode : Tout le monde prend la parole (ce qui n'est pas forcément le cas lors d'une réunion classique) et chacun présente la conception qu'il a de son métier.

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