Les règles du management de l’équipe à distance.

Manager une équipe à distance, fait peur à bon nombre de managers. Le sentiment qu’ils expriment est une perte de contrôle sur le collaborateur et son travail, et plus généralement la perte de l’emprise et de l’autorité sur le collaborateur. En réalité, peu importe le lieu de travail, le collaborateur doit avancer sur ses objectifs et fournir des résultats. Ce sont ces résultats qui vous indiqueront s’il est ou non efficace, peu importe qu’il soit à distance ou physiquement présent au bureau.

1 ) Un cadre avec des horaires d’activité précis. Le travail à distance doit être régi par un cadre précis, sans ambiguïté et connu de tous. Pour ceux qui souhaiteraient que leurs collaborateurs soient joignables à tout moment de la journée pour “vérifier” qu’ils travaillent bien : Mettez l’idée aux oubliettes. Au bureau, nous avons tous des impératifs : réunions, appels avec des prestataires ou des fournisseurs, réunions de travail entre collègues, etc… Et ne sommes pas forcément disponibles sur l’instant. Il en est de même lorsque l’on travaille à distance.

2 ) Faire confiance. Laisser un collaborateur expérimenter le télétravail c’est lui faire confiance. Si quelqu’un n’a pas envie de travailler, qu’il soit au bureau ou chez lui, cela ne change rien. En tant que manager il n’y a pas d’autres choix que de lâcher du lest.

3 ) Basculer en mode “concentration extrême”. Le travail à distance a cet avantage que l’open-space n’a pas : Pas de bruit, pas d’interruptions par les collègues… Place à la concentration. Le télétravail est parfait pour tous les travaux en profondeur nécessitant calme et concentration, la planification de projets, la résolution de problèmes complexes. En tant que manager, respectez la concentration et le temps de travail de vos collaborateurs.

4 ) Ne pas abuser du téléphone. Au bureau, on est tenté d’aller voir quelqu’un pour lui demander “où il a rangé tel document”. Lorsque ce même collaborateur travaille à distance, on est tenté de reproduire ce comportement en l’appelant. Stop : Le téléphone ne devrait servir que pour partager les informations importantes ou pour traiter des urgences. Si ce que vous avez à demander n’est ni important ni urgent, abstenez-vous ou envoyez un mail.

5 ) Une communication efficace. La manière de communiquer influe directement sur l’efficacité d’une équipe. Choisissez ensemble les outils nécessaires à la bonne communication (mails, visio, messagerie instantanée, etc…). Ces outils doivent être simples, convenir à tous, permettre un partage aisé de l’information et une prise de parole facilitée lorsque plusieurs membres de l’équipe travaillent à distance.

6 ) Pas de reporting à outrance. En tant que manager, vous êtes là pour vous assurer que les objectifs sont bien atteints. Pour suivre les résultats, pas pour faire du micro-management et suivre l’état d’avancement de chaque tâche. Le reporting devrait être le même à distance que lorsqu’on est au bureau, il faut se limiter à l’essentiel.

7 ) Organiser des réunions pour maintenir la cohésion d’équipe. Afin de maintenir une synergie d’équipe, vous devez organiser des réunions d’équipe obligatoires pour tous y compris ceux travaillant à distance.

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MANAGEMENT : COMMENT AGIR FACE AU SYNDROME DE LA CABANE ?

Après des semaines de télétravail, le déconfinement s’accompagne dans les entreprises d’un phénomène : le syndrome de la cabane, ou cette réticence à retrouver le chemin du bureau. Comment manager son équipe en la ramenant dans l’entreprise sans la brusquer ou engendrer des conflits ?

Ce phénomène se traduisant par la peur de quitter un lieu d’isolement pour retrouver le monde extérieur n’est pas nouveau. Il a en effet été observé dès le début du XXe siècle aux États-Unis chez les chercheurs d’or, qui partaient vivre plusieurs mois dans de petites cabanes isolées. À leur retour, nombre d’entre eux éprouvaient de l’angoisse à retrouver la civilisation et regrettaient leur vie recluse. Ce ressenti a également été constaté dans certains métiers (comme gardien de phare) ou chez les personnes sortant d’une longue hospitalisation. Cette anxiété perçue par beaucoup dès le début du déconfinement revêt différents symptômes : fatigue, tristesse, irritabilité, perte de motivation… Nombreux sont ceux qui ont apprécié de passer davantage de temps avec leur famille, de ne plus emprunter les transports en commun, ou encore de se focaliser sur le développement de leur vie personnelle. Le syndrome de la cabane correspond donc aujourd’hui à l’appréhension de rompre ce repli sur soi, de sortir de sa bulle pour reprendre une vie sociale et professionnelle normale.

Bien réagir face au syndrome de la cabane en 7 points :

1 / Reconnaître la situation et rassurer
Ne pas faire abstraction de la crise est fondamental : évitez d’agir comme si tout était revenu à la normale. La situation a été plus ou moins difficile à gérer pour chacun, il est donc important de ne pas l’ignorer et de ne pas brusquer son équipe. Au contraire, il revient au manager de rassurer ses collaborateurs, tant sur les mesures mises en place par l’entreprise concernant le respect des règles sanitaires que sur la reconnaissance des difficultés rencontrées pour traverser cette période.

2 / Remercier et témoigner sa confiance pour réengager
Remercier les membres de votre équipe pour leur investissement dans ces circonstances exceptionnelles, c’est reconnaître et consolider le lien de confiance existant entre l’entreprise et ses collaborateurs. Votre équipe appréciera d’être félicitée pour ses capacités d’adaptation et le travail fourni durant la crise.

3 / Verbaliser
Dans un contexte aussi particulier, un manager se doit d’être encore plus attentif à sa façon de communiquer, mais aussi de donner davantage la parole, afin que chacun puisse mettre des mots sur son vécu et sur ses craintes. Organisez des réunions et entretiens individuels : cette verbalisation aidera votre équipe à se réinvestir plus facilement et plus rapidement, surtout si certains expriment de l’appréhension ou se montrent réfractaires au retour dans l’entreprise.

4 / Mettre l’accent sur le relationnel et le collectif
Appuyez-vous sur cette expérience unique pour valoriser les forces et la complémentarité des membres de votre équipe, et l’importance de l’interaction. Mettez en avant le collectif en présentant l’entreprise comme un lieu de ressources, de lien et de convivialité que ne peut apporter le télétravail. Fédérez vos collaborateurs autour d’un objectif commun pour les inciter à quitter leur cabane afin de retrouver un sens collectif à leur travail.

5 / Faire preuve de transparence
Communiquer sur les chiffres, les impacts de la crise sur l’entreprise et les défis à relever est primordial. C’est le rôle du manager et la meilleure façon d’impliquer votre équipe.

6 / Réadapter les objectifs sans insister sur la performance
Les challenges qui s’annoncent sont probablement importants, mais soyez vigilant à ne pas orienter votre discours exclusivement sur la performance, au risque d’être contre-productif. La crise a sans doute conduit à revoir les priorités et les objectifs, alors fédérez les membres de votre équipe autour de cet enjeu commun.

7 / Équilibrer exigence et flexibilité
Dans la situation actuelle, un manager doit se montrer à l’écoute et prêt à faire des ajustements. Installez le retour dans l’entreprise à un rythme progressif en mettant en avant sa nécessité (travail en équipe, engagement, fluidité des échanges…). Toute réorganisation doit se faire sur la base de la concertation : proposez une réflexion commune sur le travail à distance en vous appuyant sur le bilan des semaines passées en confinement (pour votre entreprise et plus largement en France).

XXL vous propose des solutions de coaching personnalisé et d'accompagnement pour vous aider à développer ces savoir-faire essentiels et faire grandir vos équipes.

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Alex POMARES prend en charge le développement du pôle coaching du cabinet XXL Stratégie & organisation.

Après avoir ouvert une seconde antenne Lilloise il y a un an, le cabinet amiénois renforce son équipe en accueillant Alex POMARES, coach de dirigeants et managers. Cet expert en intelligence émotionnelle et relationnelle devenu successivement conférencier et formateur en entreprise, prend aujourd’hui en charge le développement du pôle coaching du cabinet.

Créé en 2005, XXL est un cabinet de conseil en stratégie qui regroupe aujourd’hui 5 consultants spécialisés dans l’audit, le conseil et l’accompagnement des organisations. La vocation du cabinet est de faire grandir les entreprises et de les accompagner dans leur développement. Pour répondre à la demande croissante de ses clients, XXL renforce son équipe en intégrant Alex POMARES, Coach certifié dans l’accompagnement des dirigeants, managers et de leurs équipes.

Selon Alex POMARES, le coaching d’entreprise permet d’accompagner, un individu, une équipe ou une organisation dans atteinte des objectifs et l’optimisation de la performance tout en favorisant l’épanouissement dans le travail. L’action du coach consiste alors à créer un environnement permettant au coaché de trouver ses propres solutions. Le coaching doit véritablement impliquer la personne et l’aider à changer de fonctionnement dans la durée.

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Réussir son plan de communication en 10 points

Nous connaissons tous la nécessité d’établir un plan de communication afin de bien définir les actions à entreprendre pour provoquer ces changements. Un plan de communication permet de bien comprendre une situation afin de choisir les meilleures stratégies et tactiques à mettre en place pour rejoindre un public cible. Toutefois, on sait également qu’entreprendre un tel exercice nécessite un certain investissement initial en temps qui peut sembler lourd quand nos agendas sont déjà bien remplis ! Voici donc, en 10 étapes concrètes, comment préparer un plan de communication réussi.

1. Quel est le mandat ?
En premier lieu, nous devons définir le mandat en se questionnant sur le problème à résoudre et le défi à relever.  Est-ce un mandat pour rehausser la visibilité de votre organisation, une campagne de sensibilisation, un événement promotionnel ou encore de communication interne? Définir le mandat est la base de tout projet, votre plan de communication n’y échappe pas.

2. Analyse de la situation
Une fois le mandat bien défini, il faut le situer dans son contexte global. Cela permet de cerner davantage les causes de la problématique et de poser un diagnostic plus précis. Pour ce faire, dresser un portrait de la situation en utilisant la revue de presse, en effectuant des recherches sur la compétition et votre secteur d’activités, en analysant les données recueillies lors d’un sondage, etc.

3. Définir les objectifs
Une fois que le diagnostic est posé, quels sont vos principaux objectifs? En communication, les objectifs se regroupent souvent sous trois grands axes souhaités soit de faire connaître,  de sensibiliser ou d’informer sur un produit ou un service. Pour d’autres mandats, c’est plutôt sur l’attitude des clients face au produit ou service, c’est-à-dire qu’on veut persuader ou provoquer un changement attitude. Enfin, certains plans de communication viseront à faire passer à l’action, donc de modifier un comportement;   nous voulons  par exemple, faire adhérer à une cause.

4. Le public cible
Qui souhaitez-vous joindre et quel est le profil démographique et sociologique pour chacun de vos publics? Plus vos cibles seront précises et en lien avec vos objectifs, plus vos actions seront percutantes et potentiellement concluantes. Pour chacun des publics cibles, il faudra déterminer l’approche, le style et le contenu des communications.

5. L’axe de communication
L’axe est le thème de votre campagne, de votre événement. Tel un phare, c’est l’axe qui orientera la ligne éditoriale de vos communications. Que vous voulez-vous dire à votre cible et que souhaitez-vous qu’elle retienne? L’axe de communication est l’idée principale qui se déclinera dans tous vos messages.

6. Établir une stratégie de communication
Le rôle d’une stratégie c’est entre autres de planifier les différentes actions. C’est lors de cette étape que la réponse à la question comment allons-nous livrer le message se détermine. Il faut établir les bons outils, choisir de bons influenceurs et des leaders d’opinion qui auront un impact. Au même titre que l’échéancier et le calendrier, ces éléments font partie de la stratégie de communication.

7. Déterminer les moyens
Il est important de bien sélectionner les outils de communications les mieux adaptés pour atteindre vos objectifs. Que ce soit en organisant un événement, des relations de presse, une campagne sur les médias sociaux, par le biais de la publicité; tous les moyens sont envisageables. Le public cible à joindre et le message à lui transmettre orienteront le choix des médias, des techniques et des supports les plus appropriés

8. Élaborer le message
Le message vise à informer, à sensibiliser, à persuader, à convaincre, à promouvoir… et à séduire. Tout en provoquant un changement de comportement ou d’attitude, le message doit demeurer cohérent et transparent. Parce qu’un discours ne se rédige pas comme un dépliant et ne s’adresse pas au même public cible, la rigueur est de mise lors de la conception des messages.

9. Le budget
Il est important d’évaluer quels sont vos besoins en ressources humaines, financières et matérielles pour chacun des moyens de communication qui seront déployés. Il importe de déterminer le budget dès le début du mandat, car il est ainsi plus facile de travailler avec les différents fournisseurs.

10. Évaluer les résultats
C’est à cette étape que vous pouvez réajuster le tir, si nécessaire, afin d’atteindre les cibles visées au départ. Mesurer la perception du message avec des critères qui évalueront la notoriété, la croissance des ventes, etc. On recommande de choisir au moins une technique d’évaluation de résultats afin de connaitre les impressions générales, au premier degré. Ensuite vous serez en mesure de vous ajustez avant un second tour d’évaluations.

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