Organiser votre séminaire de cohésion en 10 points

Pour un séminaire réussi, voici une méthodologie à suivre :

1. Définissez l’objectif du séminaire
Tout évènement doit être conçu en fonction de son objectif et de sa cible. Il est donc essentiel de définir clairement ces deux points, qui conditionneront toutes les décisions, tout au long du processus d’organisation. Par exemple, la nature même de l’événement sera radicalement différente selon qu’il s’agit d’un séminaire pour des partenaires, des collaborateurs ou des clients.

2. Choisissez le thème et le format du séminaire
Le thème et le format seront définis en fonction des objectifs et du public. Trouvez un intitulé accrocheur, qui motivera les participants, et autour duquel s’articulera le projet. Parallèlement, il faut estimer s’il est plus adapté d’organiser un week-end, une journée ou un dîner, et ce toujours en fonction de l’objectif défini précédemment.

3. Définir un budget
Le budget devra être défini en fonction des critères précédents (objectif, cible, format) et non uniquement en fonction de contraintes internes. Par exemple, mieux vaut négocier avec l’hôtel des avantages relevant du confort des chambres, plutôt qu’une remise de prix.

4. Choisir une date
Du choix judicieux de la date dépendra la présence d’un maximum d’invités. Évitez les dates qui compromettraient la disponibilité des participants, et donc le succès de l’évènement : les week-ends de ponts, les vacances scolaires, les jours d’événements sportifs nationaux.

5. Choisissez le lieu
Le lieu devra être choisi selon sa capacité d’accueil, sa facilité d’accès, la présence d’un interlocuteur privilégié sur place… La consultation des brochures ne suffit pas : une visite des lieux est indispensable pour éviter toute mauvaise surprise et imaginer plus facilement l’événement à organiser dans ce contexte. Une fois le lieu choisi, une demande de devis devra être effectuée et il est conseillé de poser une option pour garantir la réservation.

6. Élaborez le rétro-planning en amont de l’événement
Un rétro-planning permet de suivre au jour le jour toutes les étapes de l’événement pour s’assurer de son bon déroulement. Ce rétro-planning doit : intégrer toutes les échéances: réservations à effectuer, interlocuteurs à prévenir, acomptes à verser, prévoir une certaine marge de manœuvre pour ne pas compromettre l’événement en cas de retard ou d’imprévu sur une échéance.

7. Réalisez le planning de l’événement pour les participants
La journée doit être organisée avec soin, selon un planning précis qui sera communiqué à tous les invités.
Le planning comprendra les heures des conférences et des activités, des temps de pause au cours de la journée, une certaine marge de manœuvre pour « absorber » les imprévus, comme une conférence débordant légèrement de l’horaire initial.

8. Communiquez en amont sur l’événement
Que les participants soient des collaborateurs de l’entreprise ou des invités extérieurs, un plan de communication doit être mis en place. Son objectif : prévenir les invités suffisamment à l’avance et s’assurer de leur présence. Il faut donc leur faire parvenir des invitations, recueillir leurs réponses pour évaluer le nombre réel de participants… Attention : si certaines activités requièrent une tenue particulière, cela doit être clairement précisé, afin de ne pas mettre les invités mal à l’aise (par exemple une tenue de sport pour des jeux sportifs, de bonnes chaussures de marche pour une course d’orientation, etc.).

9. Répéter, synchroniser…
La veille de l’événement, une visite sur les lieux est indispensable pour s‘assurer que tout est en place, faire éventuellement des répétitions, en particulier si une prestation artistique est prévue, recontacter les différents intervenants qui animeront la journée pour faciliter son déroulement.

10. Communiquer après l’événement
Une fois l’événement terminé, tout n’est pas fini ! Le lendemain, mettez en place un formulaire de satisfaction pour recueillir les retours des participants sur l’événement. Une semaine plus tard, envoyez aux participants un mot de remerciement et un compte rendu de la journée, si possible avec des photos prises au cours du séminaire.

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Comment bien démarrer l’année ?

Largement généralisé dans les entreprises anglo-saxonnes sous le terme kick off (donner le coup d’envoi), le lancement de l’année est un temps fort qui contribue à communiquer les objectifs de l’entreprise et générer l’adhésion des équipes. La réussite du « Kick Off » passe par le partage de la vision stratégique, l’appropriation des objectifs chiffrés, le renforcement des valeurs de l’entreprise et la présentation des équipes-projets.  

Une vision partagée
Partager sa vision, c’est avoir une intention, une orientation claire des actions à mener. La vision permet à chaque collaborateur de se projeter dans un futur. Avec une vision claire, l’espace de création s’ouvre à l’innovation. L’intervention de la Direction est le temps fort de la session. Elle ne tolère aucune improvisation, aussi bien sur le fond que sur la forme. Les objectifs auront été préalablement partagés avec les managers.

Pas de valeur sans valeurs
Les valeurs de l’entreprise sont les liens qui unissent le groupe autour du projet. Elles soutiennent la satisfaction de l’appartenance au groupe et chacun s’y reconnaît. La réunion de « kick off » est une opportunité exceptionnelle de rappeler et renforcer les valeurs de l’entreprise.

Renforcer la coopération des équipes
Le lancement de l’année est un moment idéal pour favoriser la cohésion, partager les expériences, valoriser les réussites, fêter ses héros et renforcer l’esprit d’équipe. Une telle démarche permet à chaque équipe et collaborateur d’enrichir sa propre perception de l’entreprise en accord avec la vision globale. En partageant avec les autres, l’interdépendance s’établit peu à peu et génère des interactions plus efficaces.

Créer un moment mémorable
Chacun doit se souvenir de cet évènement dans lequel le plaisir est pris individuellement et en groupe. C’est l’occasion de surprendre par le fond : Invitez un conférencier ou un animateur autour d’un thème en lien avec le projet d’entreprise.  Et la forme : Organisez un team-building en mixant vos équipes, choisissez un lieu original et inattendu. L’événement sera clôturé par un moment convivial, voir même festif selon la culture de l’entreprise.

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XXL sur M6 dans l’émission Capital !!!

Passage le Dimanche 12 Février sur M6 dans l’émission Capital sur le thème « LEGO, un empire autour d’une simple brique »

Le reportage est tourné dans l’hôtel d’entreprise « Le Watson » à Amiens, les journalistes suivent Philippe ROUSSELLE du cabinet de conseil « XXL Stratégie & organisation » lors d’un séminaire LEGO en entreprise.

« LEGO Serious play, c’est jouer sérieusement aux LEGO» s’exclame-t-il. C’est une méthode d’animation de réunion, séminaire ou team-building innovante, créative, ludique qui permet à chacun de s’exprimer et de construire ses idées. Le LEGO en entreprise libère l’imagination et favorise la communication en créant de la cohésion au sein des équipes. Depuis 3 ans, le consultant certifié « Facilitateur LEGO Serious play » permet aux PME comme aux grand groupes de faire de la « stratégie en temps réel » à l’aide des célèbres briques fabriquées au Danemark : Canal+, Bouygues, FedEx, Unilever, Bic, Pfizer, Procter & Gamble ont déjà expérimenté cette nouvelle façon de faire de la cohésion en entreprise.

Cette séquence introduit un reportage sur la célèbre marque LEGO, qui plus de 80 ans après sa création par Ole Kirk Christiansen, un menuisier danois, est la plus connue au monde.

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COHESION / « Team learning » pour un apprentissage collectif.

xxl_team_learningLe Team learning est une formule conçue à des fins d’apprentissage collectif et correspondant à des objectifs précis que vous définissez en amont du séminaire. Des ateliers ludiques donnent aux équipes la possibilité de prendre du recul sur les problématiques d’entreprise. Ces véritables terrains d’entraînement et la méthode de pédagogie par l’action font émerger les comportements efficaces au service de votre organisation.

Le Team Learning utilise le jeu pour créer un moyen différent d’apprentissage. En effet, celui-ci est réputé pour ses capacités à créer des environnements déconnectés de la réalité. Des expériences où tout est plus facile, où les participants adoptent des comportements naturels. La simulation ludique intervient comme un révélateur du quotidien.

Le Team Learning est accélérateur de prises de conscience car il dédramatise les situations. La mise en situation offre la possibilité de revenir sur les erreurs commises, les comprendre et les éviter par la suite, alors qu’un cas similaire en entreprise ne laisse pas de place à l’erreur et la réflexion. Les exercices laissent entrevoir, au travers des interactions entre les participants, comment réagit et évolue le groupe face à une situation donnée.

Enfin le Team Learning permet aux participants de trouver ensemble, les clés d’une réussite collective. L’acquisition de nouveaux repères communs, la révélation des qualités individuelles complémentaires et la réalisation d’objectifs collectifs sont facilités. Rapidement, les participants prennent conscience de leurs actions et génèrent ensemble les solutions optimales. Ils peuvent ensuite transposer et reproduire ces acquis dans le contexte professionnel pour contribuer à l’amélioration de leur performance.