Les règles du management de l’équipe à distance.

Manager une équipe à distance, fait peur à bon nombre de managers. Le sentiment qu’ils expriment est une perte de contrôle sur le collaborateur et son travail, et plus généralement la perte de l’emprise et de l’autorité sur le collaborateur. En réalité, peu importe le lieu de travail, le collaborateur doit avancer sur ses objectifs et fournir des résultats. Ce sont ces résultats qui vous indiqueront s’il est ou non efficace, peu importe qu’il soit à distance ou physiquement présent au bureau.

1 ) Un cadre avec des horaires d’activité précis. Le travail à distance doit être régi par un cadre précis, sans ambiguïté et connu de tous. Pour ceux qui souhaiteraient que leurs collaborateurs soient joignables à tout moment de la journée pour “vérifier” qu’ils travaillent bien : Mettez l’idée aux oubliettes. Au bureau, nous avons tous des impératifs : réunions, appels avec des prestataires ou des fournisseurs, réunions de travail entre collègues, etc… Et ne sommes pas forcément disponibles sur l’instant. Il en est de même lorsque l’on travaille à distance.

2 ) Faire confiance. Laisser un collaborateur expérimenter le télétravail c’est lui faire confiance. Si quelqu’un n’a pas envie de travailler, qu’il soit au bureau ou chez lui, cela ne change rien. En tant que manager il n’y a pas d’autres choix que de lâcher du lest.

3 ) Basculer en mode “concentration extrême”. Le travail à distance a cet avantage que l’open-space n’a pas : Pas de bruit, pas d’interruptions par les collègues… Place à la concentration. Le télétravail est parfait pour tous les travaux en profondeur nécessitant calme et concentration, la planification de projets, la résolution de problèmes complexes. En tant que manager, respectez la concentration et le temps de travail de vos collaborateurs.

4 ) Ne pas abuser du téléphone. Au bureau, on est tenté d’aller voir quelqu’un pour lui demander “où il a rangé tel document”. Lorsque ce même collaborateur travaille à distance, on est tenté de reproduire ce comportement en l’appelant. Stop : Le téléphone ne devrait servir que pour partager les informations importantes ou pour traiter des urgences. Si ce que vous avez à demander n’est ni important ni urgent, abstenez-vous ou envoyez un mail.

5 ) Une communication efficace. La manière de communiquer influe directement sur l’efficacité d’une équipe. Choisissez ensemble les outils nécessaires à la bonne communication (mails, visio, messagerie instantanée, etc…). Ces outils doivent être simples, convenir à tous, permettre un partage aisé de l’information et une prise de parole facilitée lorsque plusieurs membres de l’équipe travaillent à distance.

6 ) Pas de reporting à outrance. En tant que manager, vous êtes là pour vous assurer que les objectifs sont bien atteints. Pour suivre les résultats, pas pour faire du micro-management et suivre l’état d’avancement de chaque tâche. Le reporting devrait être le même à distance que lorsqu’on est au bureau, il faut se limiter à l’essentiel.

7 ) Organiser des réunions pour maintenir la cohésion d’équipe. Afin de maintenir une synergie d’équipe, vous devez organiser des réunions d’équipe obligatoires pour tous y compris ceux travaillant à distance.

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MANAGEMENT : COMMENT AGIR FACE AU SYNDROME DE LA CABANE ?

Après des semaines de télétravail, le déconfinement s’accompagne dans les entreprises d’un phénomène : le syndrome de la cabane, ou cette réticence à retrouver le chemin du bureau. Comment manager son équipe en la ramenant dans l’entreprise sans la brusquer ou engendrer des conflits ?

Ce phénomène se traduisant par la peur de quitter un lieu d’isolement pour retrouver le monde extérieur n’est pas nouveau. Il a en effet été observé dès le début du XXe siècle aux États-Unis chez les chercheurs d’or, qui partaient vivre plusieurs mois dans de petites cabanes isolées. À leur retour, nombre d’entre eux éprouvaient de l’angoisse à retrouver la civilisation et regrettaient leur vie recluse. Ce ressenti a également été constaté dans certains métiers (comme gardien de phare) ou chez les personnes sortant d’une longue hospitalisation. Cette anxiété perçue par beaucoup dès le début du déconfinement revêt différents symptômes : fatigue, tristesse, irritabilité, perte de motivation… Nombreux sont ceux qui ont apprécié de passer davantage de temps avec leur famille, de ne plus emprunter les transports en commun, ou encore de se focaliser sur le développement de leur vie personnelle. Le syndrome de la cabane correspond donc aujourd’hui à l’appréhension de rompre ce repli sur soi, de sortir de sa bulle pour reprendre une vie sociale et professionnelle normale.

Bien réagir face au syndrome de la cabane en 7 points :

1 / Reconnaître la situation et rassurer
Ne pas faire abstraction de la crise est fondamental : évitez d’agir comme si tout était revenu à la normale. La situation a été plus ou moins difficile à gérer pour chacun, il est donc important de ne pas l’ignorer et de ne pas brusquer son équipe. Au contraire, il revient au manager de rassurer ses collaborateurs, tant sur les mesures mises en place par l’entreprise concernant le respect des règles sanitaires que sur la reconnaissance des difficultés rencontrées pour traverser cette période.

2 / Remercier et témoigner sa confiance pour réengager
Remercier les membres de votre équipe pour leur investissement dans ces circonstances exceptionnelles, c’est reconnaître et consolider le lien de confiance existant entre l’entreprise et ses collaborateurs. Votre équipe appréciera d’être félicitée pour ses capacités d’adaptation et le travail fourni durant la crise.

3 / Verbaliser
Dans un contexte aussi particulier, un manager se doit d’être encore plus attentif à sa façon de communiquer, mais aussi de donner davantage la parole, afin que chacun puisse mettre des mots sur son vécu et sur ses craintes. Organisez des réunions et entretiens individuels : cette verbalisation aidera votre équipe à se réinvestir plus facilement et plus rapidement, surtout si certains expriment de l’appréhension ou se montrent réfractaires au retour dans l’entreprise.

4 / Mettre l’accent sur le relationnel et le collectif
Appuyez-vous sur cette expérience unique pour valoriser les forces et la complémentarité des membres de votre équipe, et l’importance de l’interaction. Mettez en avant le collectif en présentant l’entreprise comme un lieu de ressources, de lien et de convivialité que ne peut apporter le télétravail. Fédérez vos collaborateurs autour d’un objectif commun pour les inciter à quitter leur cabane afin de retrouver un sens collectif à leur travail.

5 / Faire preuve de transparence
Communiquer sur les chiffres, les impacts de la crise sur l’entreprise et les défis à relever est primordial. C’est le rôle du manager et la meilleure façon d’impliquer votre équipe.

6 / Réadapter les objectifs sans insister sur la performance
Les challenges qui s’annoncent sont probablement importants, mais soyez vigilant à ne pas orienter votre discours exclusivement sur la performance, au risque d’être contre-productif. La crise a sans doute conduit à revoir les priorités et les objectifs, alors fédérez les membres de votre équipe autour de cet enjeu commun.

7 / Équilibrer exigence et flexibilité
Dans la situation actuelle, un manager doit se montrer à l’écoute et prêt à faire des ajustements. Installez le retour dans l’entreprise à un rythme progressif en mettant en avant sa nécessité (travail en équipe, engagement, fluidité des échanges…). Toute réorganisation doit se faire sur la base de la concertation : proposez une réflexion commune sur le travail à distance en vous appuyant sur le bilan des semaines passées en confinement (pour votre entreprise et plus largement en France).

XXL vous propose des solutions de coaching personnalisé et d'accompagnement pour vous aider à développer ces savoir-faire essentiels et faire grandir vos équipes.

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Appel à candidature : Expérimentation de transfert de compétences.

Transfert de compétences sénior/jeune.

 l’ARACT Hauts de France et le cabinet XXL Stratégie & Organisation lancent un appel à candidature pour les entreprises souhaitant participer à une étude expérimentale de transfert des compétences sénior/Jeune.

Pour chaque entreprise, un diagnostic stratégique, permettant de prendre en compte les enjeux de performance de l’entreprise sera complété par un diagnostic des enjeux RH et de santé au travail.

Ce diagnostic permettra d’identifier la problématique d’âge et de vieillissement et d’aborder les solutions susceptibles de valoriser les compétences des seniors dans un objectif de maintien de l’emploi et de la transmission des savoirs vers les jeunes. Un plan d’action sera établi et validé par l’entreprise, en réponse à ce double enjeu de performance et d’amélioration de la gestion des âges.

Le cabinet XXL assurera un accompagnement à la mise en œuvre pour favoriser l’atteinte des résultats attendus et valoriser un retour d’expérience auprès de l’ARACT Hauts de France.

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