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Pour un s\u00e9minaire r\u00e9ussi, voici une m\u00e9thodologie \u00e0 suivre :<\/p>\nPour un s\u00e9minaire r\u00e9ussi, voici une m\u00e9thodologie \u00e0 suivre :<\/p>\n
1. D\u00e9finissez l’objectif du s\u00e9minaire 2. Choisissez le th\u00e8me et le format du s\u00e9minaire 3. D\u00e9finir un budget 4. Choisir une date 5. Choisissez le lieu 6. \u00c9laborez le r\u00e9tro-planning en amont de l\u2019\u00e9v\u00e9nement 7. R\u00e9alisez le planning de l\u2019\u00e9v\u00e9nement pour les participants 8. Communiquez en amont sur l\u2019\u00e9v\u00e9nement 9. R\u00e9p\u00e9ter, synchroniser\u2026 10. Communiquer apr\u00e8s l\u2019\u00e9v\u00e9nement
\n<\/strong>Tout \u00e9v\u00e8nement doit \u00eatre con\u00e7u en fonction\u00a0de son objectif et de sa cible. Il est donc essentiel de d\u00e9finir clairement ces deux points, qui conditionneront toutes les d\u00e9cisions, tout au long du processus d\u2019organisation. Par exemple, la nature m\u00eame de l\u2019\u00e9v\u00e9nement sera radicalement diff\u00e9rente selon qu\u2019il s\u2019agit d\u2019un s\u00e9minaire pour des partenaires, des collaborateurs ou des clients.<\/p>\n
\n<\/strong>Le th\u00e8me et le format seront d\u00e9finis en fonction des objectifs et du public. Trouvez\u00a0un intitul\u00e9 accrocheur, qui motivera les participants, et autour duquel s\u2019articulera le projet. Parall\u00e8lement, il faut estimer s\u2019il est plus adapt\u00e9 d\u2019organiser un week-end, une journ\u00e9e ou un d\u00eener, et ce toujours en fonction de l\u2019objectif d\u00e9fini pr\u00e9c\u00e9demment.<\/p>\n
\n<\/strong>Le budget devra \u00eatre d\u00e9fini en fonction des crit\u00e8res pr\u00e9c\u00e9dents (objectif, cible, format) et non uniquement en fonction de contraintes internes. Par exemple, mieux vaut n\u00e9gocier avec l\u2019h\u00f4tel des avantages relevant du confort des chambres, plut\u00f4t qu\u2019une remise de prix.<\/p>\n
\n<\/strong>Du choix judicieux de la date d\u00e9pendra la pr\u00e9sence d\u2019un maximum d\u2019invit\u00e9s. \u00c9vitez les dates qui compromettraient la disponibilit\u00e9 des participants, et donc le succ\u00e8s de l\u2019\u00e9v\u00e8nement : les week-ends de ponts, les vacances scolaires, les jours d\u2019\u00e9v\u00e9nements sportifs nationaux.<\/p>\n
\n<\/strong>Le lieu devra \u00eatre choisi selon sa capacit\u00e9 d\u2019accueil, sa facilit\u00e9 d\u2019acc\u00e8s, la pr\u00e9sence d\u2019un interlocuteur privil\u00e9gi\u00e9 sur place\u2026 La consultation des brochures ne suffit pas\u00a0: une visite des lieux est indispensable pour \u00e9viter toute mauvaise surprise et imaginer plus facilement l\u2019\u00e9v\u00e9nement \u00e0 organiser dans ce contexte. Une fois le lieu choisi, une demande de devis devra \u00eatre effectu\u00e9e et il est conseill\u00e9 de poser une option pour garantir la r\u00e9servation.<\/p>\n
\n<\/strong>Un r\u00e9tro-planning permet de suivre au jour le jour toutes les \u00e9tapes de l\u2019\u00e9v\u00e9nement pour s\u2019assurer de son bon d\u00e9roulement. Ce r\u00e9tro-planning doit\u00a0: int\u00e9grer toutes les \u00e9ch\u00e9ances: r\u00e9servations \u00e0 effectuer, interlocuteurs \u00e0 pr\u00e9venir, acomptes \u00e0 verser, pr\u00e9voir une certaine marge de man\u0153uvre pour ne pas compromettre l\u2019\u00e9v\u00e9nement en cas de retard ou d\u2019impr\u00e9vu sur une \u00e9ch\u00e9ance.<\/p>\n
\n<\/strong>La journ\u00e9e doit \u00eatre organis\u00e9e avec soin, selon un planning pr\u00e9cis qui sera communiqu\u00e9 \u00e0 tous les invit\u00e9s.
\nLe planning comprendra\u00a0les heures des conf\u00e9rences et des activit\u00e9s, des temps de pause au cours de la journ\u00e9e, une certaine marge de man\u0153uvre pour \u00ab\u00a0absorber\u00a0\u00bb les impr\u00e9vus, comme une conf\u00e9rence d\u00e9bordant l\u00e9g\u00e8rement de l\u2019horaire initial.<\/p>\n
\n<\/strong>Que les participants soient des collaborateurs de l\u2019entreprise ou des invit\u00e9s ext\u00e9rieurs, un plan de communication doit \u00eatre mis en place. Son objectif\u00a0: pr\u00e9venir les invit\u00e9s suffisamment \u00e0 l\u2019avance et s\u2019assurer de leur pr\u00e9sence. Il faut donc leur faire parvenir des invitations, recueillir leurs r\u00e9ponses pour \u00e9valuer le nombre r\u00e9el de participants\u2026 Attention\u00a0: si certaines activit\u00e9s requi\u00e8rent une tenue particuli\u00e8re, cela doit \u00eatre clairement pr\u00e9cis\u00e9, afin de ne pas mettre les invit\u00e9s mal \u00e0 l\u2019aise (par exemple une tenue de sport pour des jeux sportifs, de bonnes chaussures de marche pour une course d\u2019orientation, etc.).<\/p>\n
\n<\/strong>La veille de l\u2019\u00e9v\u00e9nement, une visite sur les lieux est indispensable pour\u00a0s\u2018assurer que tout est en place, faire \u00e9ventuellement des r\u00e9p\u00e9titions, en particulier si une prestation artistique est pr\u00e9vue, recontacter les diff\u00e9rents intervenants qui animeront la journ\u00e9e pour faciliter son d\u00e9roulement.<\/p>\n
\n<\/strong>Une fois l\u2019\u00e9v\u00e9nement termin\u00e9, tout n\u2019est pas fini\u00a0! Le lendemain, mettez en place un formulaire de satisfaction pour recueillir les retours des participants sur l\u2019\u00e9v\u00e9nement. Une semaine plus tard, envoyez aux participants un mot de remerciement et un compte rendu de la journ\u00e9e, si possible avec des photos prises au cours du s\u00e9minaire.<\/p>\n